Con la cantidad de documentos que una empresa tiene que gestionar a lo largo de su día a día cada vez es más importante la gestión documental. Si además tenemos que enviar documentación a nuestros clientes de forma regular, la cosa se complica un poco más. Pensando en resolver este problema tenemos soluciones como las que nos propone Zertifika, un servicio de gestión documental en la nube para empresas emisoras de documentación.
Entre sus principales beneficios destaca la seguridad en el envío masivo de documentos, como facturas, recibos, expedientes o notificaciones, por citar varios ejemplos, que llegarán a los clientes de forma rápida y beneficiosa para ambos.
La distribución es muy sencilla y si estamos acostumbrados a usar Dropbox el funcionamiento será similar. Sólo tenemos que arrastrar el documento con la lista de envío del documento a la carpeta de Anywhere que tenemos en el escritorio que lo sincroniza con la nube y a partir de aquí se inicia el proceso enviando la notificación de forma automática a todos los remitentes. Tenemos siempre a nuestra disposición el estado del documento enviado, ya sea recibido, leído, rechazado.
Entre sus principales beneficios está el ahorro de impresión y distribución a la hora de enviar documentos, que en la plataforma estiman sobre un 80% comparando con métodos tradicionales. Además los tiempos de entrega son inmediatos.
Pero también va a servir como un gestor documental para el cliente y los documentos que reciba, ya que los archivos que recibimos podemos renombrarlos, etiquetarlos, compartirlos o añadir comentarios, de manera que resulta muy útil para organizar toda nuestra documentación. Todos los cambios que hagamos van quedando registrados en el expediente del documento.
Los principales beneficios son para la empresa, pero esta plataforma sólo será realmente útil si consigue masa crítica. Es decir, si un usuario puede gestionar a través de Zertifika los recibos de varias empresas de forma simultánea, no sólo los servicios que le estamos facturando nosotros De otro modo, si sólo lo tiene que hacer para nuestra empresa será complicado que el usuario se sienta cómodo con ello.
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