No es una cosa habitual, pero ocurre con cierta frecuencia que llegamos a enviar mensajes de correo electrónico para discutir cualquier cuestión en la empresa aprovechando que los implicados en la misma están delante del ordenador y pueden responder de forma inmediata. Puede parecer una buena práctica, pero al final el tiempo que utilizamos es mayor de lo que sería deseable y en la medida de lo posible debemos evitar usar el correo como si fuera un chat.
Porque aunque nos puedan parecer que chat y correo tiene elementos comunes su naturaleza es totalmente distinta. El correo electrónico es un medio de comunicación asíncrono. Uno manda un correo y no espera una respuesta inmediata, por lo tanto para mantener conversaciones no es el medio de comunicación idóneo. Se pueden ordenar los correos por conversaciones para dar esta impresión, pero esto no es más que una manera de organizarlos.
Por el contrario el chat es un medio en el que los interlocutores están en contacto directo. Es uno de los medios ideales para mantener estas conversaciones, que si bien no requieren de la atención o espera que puede tener una conversación telefónica si es cierto que en el momento que contestamos estamos pendientes de esta conversación. Podemos tener esta opción en nuestra intranet, o a través de múltiples herramientas para implementar en las empresas.
Lo mismo podemos decir de la multiconferencia. A veces nos olvidamos que tenemos un teléfono. Nos obsesionamos con el correo y muchas veces es más efectivo mantener una conversación telefónica con varios de los usuarios implicados con los que necesitamos aclarar algún concepto. Lo ideal es programar un encuentro con antelación, pero sino siempre podemos improvisarlo si vemos que el correo que hemos enviado necesita de más aclaraciones de las que habíamos pensado inicialmente.
En algunas organizaciones se abusa del uso del correo electrónico por la cuestión de tener un registro, un acta de por qué se han tomado determinadas decisiones. Con ello lo único que hacemos es dilatar la toma de decisiones y trabajar de un modo menos efectivo que si hubiéramos elegido cualquiera de las otras dos opciones.
Y esto por no hablar de si alguna de las partes no estaba en la oficina y se encuentra con cien correos recibidos en poco más de una hora que ha podido durar el intercambio de opiniones, con correos que van y vienen como si estuviéramos lanzándolos contra un frontón, y el efecto rebote es inevitable. La sensación de estrés que produce tal acumulación de correos sólo se conoce cuando se sufre.
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