A lo largo del año, en numerosas ocasiones perdemos tiempo buscando archivos, antiguos documentos de texto y programas. Llegamos a tener los documentos en diferentes sitios pero con modificaciones diferentes. Esto ralentiza mucho el trabajo diario. Para evitar eso, una de las tareas veraniegas puede ser ordenar los datos. Esta labor está especialmente dedicada a empresas que no posean un gestor documental.
No debemos reestructurar toda la información de la empresa, sino organizarla para agilizar el acceso. Tenemos que conseguir que el hecho de buscar un documento Word no se convierta en dos minutos perdidos. La meta debe ser organizar de manera intuitiva el nombre de las carpetas, de esta forma, si tenemos alguna nueva incorporación en la empresa, esa persona sabrá acceder rápidamente al documento buscado.
Antes de pasar datos de un lugar a otro debemos escoger en qué soporte podemos almacenarlos. Si en nuestra PYME tenemos un sistema SAN con un gestor documental, es una buena opción. Si contamos con un Servidor dedicado podemos usarlo y aprovecharlo para prever si necesitaremos más espacio en esta nueva temporada y aumentar la cantidad de discos que tenemos instalados.
Al indexar los datos del año, tenemos que comparar archivos con el mismo nombre pero con un peso y fecha de modificación diferentes. Esta ardua tarea podemos hacerla con Total Commander. Este software nos permite comparar los archivos de una carpeta con otra y es la mejor herramienta para pasar datos de un sitio a otro con seguridad y respetando los permisos puestos por el administrador.
Esta labor tiene un visible alcance para toda la empresa, ya que a la hora de trabajar, el acceso a datos será más ágil y, por tanto, más cómodo el trabajo diario. No debemos olvidar la organización durante la nueva temporada. Si esta tarea la tenemos vigente durante todo el año, será más sencillo.
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