Las salas virtuales (virtual rooms) para reuniones o conferencias utilizando servicios de Internet, son actualmente ya una solución consolidada para mejorar el rendimiento del negocio en empresas de todo tipo de tamaño, incluidas las pymes.
Interactúe con cualquier persona (empleado, cliente o socio de la organización) en cualquier lugar y a cualquier hora para finalizar los proyectos de manera más rápida. Comparta aplicaciones, presentaciones y documentos de la empresa, productos y servicios, o incluso el escritorio de su PC en tiempo real con los usuarios que usted determine, cada uno localizado en diferentes ubicaciones físicas. Estas son tan solo algunas de las principales ventajas que ofrecen estos servicios web de salas virtuales. Una sala virtual es un servicio web accesible desde el navegador o a veces utilizando un software propietario, en donde interactúan una serie de usuarios invitados al evento y coordinados por un usuario moderador, los cuales comparten dentro de dicho entorno virtual, contenidos de video, chat, audio e intercambio de documentos.
Las salas virtuales tienen dos aplicaciones preponderantes dentro de las pymes; la primera y de mayor impacto es como herramienta de la fuerza de ventas. Imagine que su empresa tiene clientes dispersos en diferentes localidades, y su catalogo de productos o servicios se actualiza periódicamente, con lo que sus agentes vendedores cada tanto tiempo tienen que ir a visitar a sus clientes para hacer las presentaciones y nuevas adecuaciones sobre sus productos. En vez de hacer todo esto al modo tradicional ahora piense hacerlo desde un entorno virtual accesible desde el navegador web de su cliente vía una invitación por e-mail que usted le envía. Usando la sala virtual su equipo desde sus oficinas matriz puede realizar la tarea de ventas de forma global a toda su cartera de cliente (o grupo de clientes invitados), y todo sin ser sensible a la distancia geográfica entre participantes. Rápido, fácil y económico (esto último por los ahorros en viáticos y viajes que se suprimen).
La otra aplicación de fuerte demanda de las salas virtuales en las pymes es la del auto-entrenamiento y dirección administrativa del grupo a distancia. Muchas pymes están distribuidas entre diversas oficinas localizadas en diferentes localidades, o bien tienen socios, colaboradores o distribuidores dispersos geográficamente. Una sala virtual nos es de gran utilidad para realizar las ponencias de los cambios más recientes en la estrategia comercial de la organización sin movilizar a ninguna persona, así como para brindar entrenamiento básico sobre los cambios en el catalogo de productos de la empresa, nuevas disposiciones gerenciales y prácticas empresariales, etc.
Las salas virtuales pueden implementarse bajo dos modalidades. La primera sería adquirir un software propietario para este propósito; instalarlo en un servidor web de la empresa, y desde ahí ofrecer por nosotros mismos el servicio de la sala virtual. En esta modalidad el proveedor dominante a nivel mundial es Microsoft con su Office Communications Server.
La segunda modalidad seria en un servicio SaaS bajo pago de renta (que por cuestiones económicas es lo más utilizado en las pymes). En este rubro el líder mundial indiscutible es WebEx con su servicio Meeting Center. Aquí también Microsoft tiene presencia con Office Live Meeting, que también trabaja bajo modalidad SaaS.
Claro está que existen otros proveedores locales (a cada país) que han desarrollado sus propias herramientas y servicios de salas virtuales; no hacemos referencia de ellos en esta ocasión ya que no tenemos referencia particular de sus servicios en comparación con los de WebEx y Microsoft que en este post referimos.
Mas Información | WebEx Mas Información | Microsoft Office Live Meeting Mas Información | Microsoft Office Communications Server En Tecnología Pyme | SaaS: el software como servicio online