El correo y su gestión es uno de los elementos más importantes para la pyme. Gran parte de la estrategia de la empresa, de la capacidad de gestión de sus empleados pivota en torno a esta herramienta. Uno de los aspectos más importantes de esta herramienta es la libreta de direcciones, donde muchas organizaciones tienen la información de muchos de sus clientes. Por eso es muy importante realizar una copia de seguridad de la libreta de direcciones del correo.
Se trata de tener los datos de nuestros contactos disponibles y sobre todo en un formato que podamos importar sea cual sea la forma en la que gestionamos nuestro correo electrónico. Ante cualquier inconveniente siempre podremos recuperar las direcciones y datos de contacto de nuestros clientes. No se trata ya de salvar sólo los datos, que esto ya se da por supuesto, y se incluye en la copia de seguridad que se realiza periódicamente. La libreta de direcciones en muchos casos es casi más importante que los propios correos que hemos recibido y enviado. Esta circunstancia es aplicable tanto si gestionamos nuestro correo mediante webmail como si lo hacemos con clientes de escritorio.
En ambos casos lo habitual es que nos permitan exportar nuestra libreta de contactos como un archivo de tipo *.csv. Antes de generarlo debemos tener claro que campos queremos exportar. Es decir, si nosotros utilizamos el campo de Fax de un contacto, tendremos que marcar dicha opción a la hora de exportar el correo si no lo tenemos por defecto. Igual con todos los campos de información que utilizamos.
Una vez realizada la exportación es conveniente probar que podemos importar la libreta a otro equipo o a otra cuenta de correo. Con ello nos aseguramos que el proceso se ha realizado correctamente y no tenemos pérdidas de datos. Esta solución es muy interesante para personas que utilizan más de un equipo para gestionar su correo y en alguna de los equipos utilizan un gestor de escritorio.
En este caso suele ocurrir que hemos guardado algún contacto en la libreta del cliente de escritorio de correo y cuando consultamos vía webmail nos damos cuenta de que no tenemos los datos de dicho contacto. La copia de seguridad de la libreta de correo nos permite evitar estos inconvenientes. Nuestros clientes también son activos de nuestra empresa y como tal tenemos que cuidar estos datos.
En Tecnología Pyme | Mucho cuidado con tu libreta de direcciones Imagen | npclark2k