A veces la parte más difícil de un proyecto es el de mantener todo organizado. Con un servicio de gestión de proyectos en línea, no importa donde se encuentre cualquier persona del equipo, y es por eso que hoy vamos a ver qué buscar en un gestor de proyectos en línea para la empresa. Tener una herramienta fácil de usar que abarque todo, desde programas, presupuestos, informes y jefes de proyectos significa que no tienes que preocuparte acerca de los mecanismos de organización, sino que puedes poner más tiempo y esfuerzo en el proyecto en sí.
Al buscar una solución de gestión de proyectos en línea que mejor se adapte a tu empresa, primero debes decidir cómo quieres interactuar con el programa. ¿Quieres que se use en tu servidor o en los servidores del fabricante? Por otra parte, tienes que decidir quién va a utilizar el servicio. Algunos de los servicios de gestión de proyectos en línea cobran por usuario al mes. Si tienes miembros internacionales en tu empresa o una parte de trabajo móvil, esto es imprescindible de conocer para fines de presupuestación.
Criterios para evaluar los servicios de gestión de proyectos en línea
- Colaboración: las herramientas de colaboración más populares para las empresas incluyen correo electrónico, llamadas de conferencia, reuniones web e intranets alojadas en la empresa. Las herramientas de colaboración deben ser simples e intuitivas. Estos servicios te darán las herramientas de colaboración eficaces que permitirán y alentaran la comunicación constante. También debe ser capaz de acceder a la aplicación dentro de tu red de la empresa, incluso si no tienes acceso a internet. De esa manera, incluso si Internet se cae se puede seguir trabajando.
Ser flexible significa tener éxito. Es difícil ser flexible cuando no todos los miembros de tu equipo tienen las actualizaciones del proyecto. Estos servicios ayudan a las tareas de delegado del equipo, los plazos de horario, el progreso, evaluar los riesgos y gastos. Los mejores servicios de los que hablamos ayudan a los miembros ya que todos se comunican y colaboran. Tienen aplicaciones remotas, aplicaciones remotas para teléfonos inteligentes y otros dispositivos inalámbricos de mano, y algunos se las arreglan con los horarios mundiales.
- Gestión de los Recursos: un programa de gestión de proyectos debe gestionar y controlar los limitados recursos necesarios para ejecutar un proyecto, como las personas, dinero, tiempo y equipo. Al trabajar con cualquier proyecto, la parte más difícil puede asegurarse de que no excedas las reservas de cualquiera de los miembros del equipo o sus recursos, así que tener un asistente de programación hace que tu trabajo sea mucho más fácil.
Los servicios de gestión de proyectos gestionan todos los recursos, personas, talentos, tiempo y dinero. A veces es difícil hacer un seguimiento de quién está en tu equipo y las habilidades que tienen. La gestión eficaz de los recursos te permite crear perfiles de los miembros para que puedas asignar la tarea exacta a la persona adecuada para hacer el trabajo.
- Gestión de Proyectos: esta sección cubre los procesos, prácticas y actividades específicas que se necesitan para llevar a cabo una evaluación continua y constante, la priorización, la presupuestación y la selección de inversiones. Proporciona el mayor valor y la contribución al interés estratégico de la organización. Con los calendarios interactivos sigues la ruta crítica que te ayudará a mantener los plazos del proyecto. Una aplicación que te permite supervisar fácilmente todos los aspectos del proyecto, significa que puedes crear fácilmente los informes que necesites.
Los mejores servicios de gestión de proyectos vigilan cada paso de un proyecto, de los costos a las responsabilidades individuales de los empleados, para ayudar a la responsabilidad personal de acogida y mantener los proyectos dentro del presupuesto. La mayoría de estos servicios y el seguimiento de proporcionar estadísticas, gráficos, comentarios, hojas de tiempos, diagramas de Gantt, los hitos, las rutas críticas de trabajo y asignación de tareas. Los más eficaces también controlan los gastos, los presupuestos de monitor, regular los recursos y calcular los costos.
- Facilidad de uso: todas las soluciones de gestión de proyectos en línea tienen una curva de aprendizaje, pero los mejores productos de este tipo tienen características e instrucciones que son fáciles de encontrar y lo suficientemente simples para que cualquiera lo use. Algunos de los servicios disponibles son parecidos a otras aplicaciones de uso común, tales como los programas basados en Microsoft.
- Ayuda y Soporte: deben ofrecer una guía de usuario completa y un sistema de ayuda. El fabricante debe ofrecer un servicio al cliente dirección de correo electrónico o número de teléfono para que puedas obtener respuestas directamente desde el equipo de soporte técnico. También debe ser capaz de encontrar tutoriales en línea que pueden intensificar algunas de las funciones más complejas de la aplicación.
Los mejores de estos servicios son flexibles y pueden gestionar proyectos en todas las industrias: construcción, ingeniería, contabilidad, tecnología, desarrollo, formación y mucho más. Con capacidad para también gestionar los recursos y proporcionar una información adecuada y herramientas de colaboración. Tanto si eres un pequeño empresario o un empleado de una corporación multinacional, la gestión de proyectos en línea agiliza y simplifica el proceso para conseguir tu proyecto hecho y terminado.
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