Una opción que incorporan la mayoría de las colecciones de programas ofimáticos existen es la posibilidad de proteger documentos con contraseñas de manera que sólo aquellos que conocen la clave pueden abrirlos. Es una de las soluciones más básicas que existen pero a la vez una de las más efectivas si queremos mantener la privacidad del documento de manera sencilla.
En este sentido tenemos varias alternativas que nos pueden ser de utilidad a la hora de mantener la seguridad de nuestros archivos. Podemos elegir la opción de proteger con contraseña la realización de modificaciones en el documento, con lo cual permitimos la opción de que el documento pueda leerse pero no modificarse si no se conoce la contraseña.
Otra de las opciones que tenemos a nuestra disposición es la contraseña para la apertura del documento. Es la opción más drástica y no permite abrir el documento si no se conoce la contraseña. Son opciones muy sencillas que se pueden utilizar para incorporar alguna medida de seguridad extra a nuestra organización.
Son quizás más adecuadas para las micropymes para tener una medida de seguridad de lo más sencillo pero que impedirá que alguien, por casualidad o no, abra un documento que queremos tener en un ámbito más privado. Es una opción más simple que el cifrado de documentos y algo más cómoda para el uso del usuario medio.
Este tipo de soluciones debería ir de oficio para documentos que tenemos en dispositivos externos, ya sea un teléfono móvil, un portátil o un memoria USB. Es una precaución básica que en caso de pérdida o robo nos puede ahorrar más de un disgusto y evitaría que nuestros datos permanecieran expuestos.
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