Uno de los problemas de compartir archivos en la nube para muchas empresas es que se pierde el control de los mismos si no se usan las herramientas adecuadas. Una vez que hemos compartido un documento, es difícil saber quién se lo ha descargado, quién lo ha modificado, cuantas veces se ha copiado, etc. Pero existen soluciones que nos pueden ayudar a solucionar estos problemas de forma ágil, como el caso de Prot-ON, una herramienta para proteger y administrar los archivos que compartimos, ya sea en la nube pero también por correo electrónico.
Se trata de un servicio que podemos utilizar para establecer los permisos que deseamos establecer a la hora de compartir un archivo con usuario, ya sea de lectura, copia, edición y gestión. De esta manera establecemos de forma clara que puede hacer el usuario con el archivo. Además tendremos un registro que nos indica qué usuario ha accedido a un archivo y qué modificaciones ha realizado.
Ventajas de usar Prot-ON en la empresa
Prot-ON no almacena los archivos que nosotros compartimos, por lo tanto podríamos decir que tenemos almacenamiento ilimitado. Sólo se limita a almacenar las contraseñas de cifrado y los permisos de uso que tiene cada documento. De esta manera somos nosotros los que decidimos como compartir los archivos, si por correo electrónico, si utilizando algún servicio de almacenamiento en la nube, etc.
De esta manera siempre tenemos el control de lo que ocurre con nuestros documentos, pero también podemos eliminar todas las copias que tenemos del mismo con un sólo click, lo que es una solución muy útil en determinados momentos. De esta manera podemos tener controladas las fugas de información, sin perder la funcionalidad para compartir los archivos.
Cómo utilizar Prot-ON
Para poder utilizar Prot-ON tenemos la posibilidad de instalarnos un cliente que será la aplicación que nos ayudará a proteger y gestionar los archivos que queramos. Una vez instalado su uso es muy intuitivo y bastará con pulsar sobre una archivo para marcarlo como protegido. Desde este momento se incorpora a los archivos que hemos protegido con los permisos estándar que tenemos definido para ello.
También tenemos que decidir con qué usuarios queremos compartir dichos archivos, y si modificamos o no, los permisos que hemos definido para dicho archivo protegido. Siempre podremos ver los archivos que tenemos protegidos desde la versión web o móvil que tenemos, pero a la hora de proteger los archivos lo más cómodo es hacerlo a través del cliente, que está disponible para Windows, Mac o Linux.
Para el usuario doméstico su uso es gratuito, aunque está limitado el uso de los permisos que podemos tener a lectura o impresión y existen distintos planes para las empresas. El servicio premium pensado para profesionales parte de los 40 euros al año que añade los permisos de edición, copiar y gestión a un archivo. La otra opción, pensada para las organizaciones de mayor tamaño es la opción Corporate, que depende ya del número de usuarios y tiene un coste mensual desde 50 euros al mes para diez usuarios.
Mejora de seguridad y administración
Con el uso de Prot-ON las organizaciones mejoran la seguridad, al estar los documentos cifrados. De esta forma si perdemos una memoria USB o un móvil donde llevamos documentos estos continuarán protegidos, no quedando expuestos a miradas indiscretas. Lo mismo con los correos electrónicos que una vez enviados, perdemos el control sobre los reenvíos y lo que se hace con ellos y sus adjuntos.
Mejoran la administración de los archivos que compartimos. En todo momento sabemos que ha hecho cada usuario al que hemos concedido permiso para leer un documento, imprimirlo o copiarlo. De esta manera podemos establecer los controles oportunos para evitar fugas de datos o eliminar todas las copias de un archivo cuando queremos dejar de compartirlo.
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