Una de las frases más repetidas en las empresas, sobre todo en aquellas en las que no todos los puestos informáticos tienen MS Office, al reinstalar un equipo es aquella de "Pero me has puesto el Word, ¿no?". Lo cierto es que luego en el trabajo diario de muchos de estos puestos informáticos el tiempo que se pasa utilizando este programa es mínimo, por eso me surge la duda, ¿pierde importancia el procesador de texto en la empresa?
Porque a la hora de la verdad le concedemos más importancia de la que tiene. Empezando por el inicio rápido, que se suele instalar por defecto para que a la hora de abrir cualquier programa ofimático no tarde tanto tiempo, pero sin embargo hace que el inicio del equipos vaya un poco más lento al tener que cargar dicho inicio rápido. En mi caso lo tengo desactivado, ya que muchas veces ni siquiera inicio el procesador de textos muchos días.
Además en muchos casos el trabajo se realiza sobre un número determinado de plantillas, que en muchos casos si disponemos de una buena intranet podríamos modificarlo directamente desde este espacio, de manera que guardemos el documento modificado, lo enviemos al departamento correspondiente o a nuestro cliente, etc.
El formato de los documentos ofimáticos
¿Significa esto que podemos prescindir de MS Office y buscar otro procesador? Pues depende, pero por lo general la incompatibilidad de los formatos de MS Office con otras soluciones impiden o dificultan a muchas organizaciones su adopción. No se trata de que los formatos o los documentos no se abran, sino que no mantiene el formato tal y cual se creó con MS Office con las otras soluciones.
No creo que fuera complicado, si se trabaja con plantillas y documentos tipo, crear plantillas para MS Office y para la otra suite que utilicemos en nuestra empresa, sea esta LibreOffice, Open Office, Lotus Symphony o Google Docs por citar algunos ejemplos. Otra cuestión es como integremos esta ya con nuestra intranet o nuestro ERP, que ya es más complicado mantener esta dualidad.
En ocasiones el problema viene por los documentos externos, que nos llegan de clientes, proveedores, etc. Si además de visualizarlos tenemos que realizar edición de los mismos puede resultar complicado. De todas formas una opción muy interesante para la edición básica de documentos más complicados que no nos funcionen con nuestra alternativa pueden ser las Office Web Apps, donde con nuestra cuenta online podemos subir y editar el documento.
El problema de todo esto es la productividad. Si queremos ser productivos o vamos a realizar un uso intensivo del procesador de textos, así como de la hoja de cálculo o la base de datos sin duda la mejor opción es MS Office. Todas las demás opciones nos obligarán en un momento u otro a realizar determinadas componendas que merman el resultado de nuestro trabajo. Aunque no sea el formato estándar, *.doc o *.docx son los más utilizados y con ellos tenemos que trabajar.
Depende del tipo de organización que tengamos, del uso que hagamos del los programas ofimáticos o de la integración que tengamos entre estos y nuestros programas de gestión o intranet si es importante para nosotros utilizar el procesador de textos convencional o podemos prescindir de su uso, tanto como para dejar de pagar licencia de MS Office.
En Tecnología Pyme | ¿Podemos prescindir de Microsoft Office?