El ritmo de avance tecnológico es frenético, si te paras y no te formas constantemente, te quedas atrás enseguida. Reciclarse o morir. Esto nos pasa en casa (que si la TDT, el reproductor de video de no sé qué,...) y también en la empresa (que si nueva versión del Windows o del Office, el ERP, una nueva máquina,...). Muchas empresas y profesionales acostumbran a gastar una cantidad importante de dinero en nuevo software y herramientas, pero muchas veces las personas que las van a utilizar no aprovechan las nuevas funcionalidades que les ofrecen ¿Por qué?
Si esto te sucede a ti o en tu negocio es porque algo falla. Disponer de herramientas más o menos actualizadas, que nos permitan soportar nuestros procesos de trabajo es algo lógico, no hace falta estar siempre al día con la última versión de todo, pero estaremos de acuerdo en que no es plan trabajar hoy con el Windows 3.11 porque nos estaríamos perdiendo bastantes cosas. Muchas veces pasa que nos olvidamos de las personas que las van a usar ¿Están preparadas? ¿Alguien les explicó el impacto de los cambios de la herramienta en su trabajo? ¿Se les ha preguntado qué cosas echan en falta en sus herramientas?
Si las personas no están preparadas y no se les forma, mal vamos. A saber como acaba la cosa, probablemente esa gente le dará el mismo uso que a la versión anterior, por lo que se habrá gastado un dinero en vano. Un ejemplo reciente: Una persona le explica a otra que no es lo mismo convocar una reunión que enviar un email para quedar a una hora y reunirse. Si tu sistema de correo y calendario tiene esa funcionalidad, lo suyo será usarla (así se actualiza el calendario de todos los convocados, se reserva la sala de reuniones, se pueden hacer cambios y se entera todo el mundo con un par de clicks,…). Las ventajas de usar correctamente la herramienta son bastante evidentes.
Otro problema, para mi bastante grave, viene cuando los usuarios son reticentes y pasan de aprender las cosas nuevas o se limitan a usar las 4 funciones básicas, sin prestarle atención al resto y sin importarles las consecuencias que esto tiene en el sistema. En estos casos, que suelen ser un engorro para los departamentos de organización y sistemas, no queda más remedio que pelear y apretar desde arriba, hasta convencer de la necesidad de un buen uso del sistema. Hacerle ver a la persona que las malas prácticas merman el beneficio del conjunto de la organización es lo que a mi me parece más razonable. Si no pasa por el aro, habrá que apretar más o incluso… (mejor no lo digo pero si alguien ve ala serie 24 Horas y piensa en Jack Bauer…). Dejémoslo en “hacer lo que haga falta”, sobre todo para que esta gente no nos frene y contamine el resto, llevándolos a su terreno.
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