Muchas veces las organizaciones pequeñas o medias del sector pyme, es decir, entre cincuenta y ciento cincuenta pueden llegar a hacerse la siguiente pregunta, ¿necesita mi empresa una Intranet?. Porque muchos pueden pensar que para este volumen de usuarios quizás la Intranet, como órgano de comunicación y documentación de la empresa no es necesaria, sino que es más para grandes organizaciones.
Pensamos en la Intranet para empresas que están distribuidas, no para aquellas que están todos los usuarios en una misma oficina y de un grito podemos comunicar que el próximo día hay una reunión para todos los miembros de la reunión de márketing o que la cena de este año de Navidad será temática y todos tienen que ir disfrazados de hawaianos. Pero esto no es lo importante.
Una Intranet será necesaria si sirve para algo. Parece de perogrullo pero realmente podemos tener la mejor Intranet del mundo, que si no sirve para los propósitos que ha sido creada habremos perdido tiempo, dinero y esfuerzo. Porque la Intranet tiene que estar pensada en una empresa pequeña para los siguientes procesos básicos:
- Mejorar los flujos de trabajo de manera que si alguien tiene que solicitar vacaciones, directamente lo haga a través de este espacio, un vez solicitadas, le llegue un correo de aviso a su responsable de área. Si este las confirma el proceso será inverso y le llegará al trabajador un mensaje con la confirmación de sus vacaciones. Y esto para todo tipo de notificaciones, solicitudes que tengamos que realizar, etc.
- Centralizar la documentación de los proyectos que implica que todo lo relacionado con el nuevo proyecto X, está en correspondiente apartado de la Intranet, y por lo tanto se hace innecesario que lo descargue en mi ordenador personal, para su consulta. Pero además nos ayuda con el control de versiones de la documentación, nos evita tener que enviarlo por correo a todos los miembros de la empresa implicados en el proyecto, etc.
- Servir como órgano informativo y reducir el correo electrónico interno, que en muchas organizaciones es excesivo. Una publicación en la Intranet, que abrirán como página de inicio todos los trabajadores servirá para hacer los comunicados pertinentes.
Estos son, a mi juicio, los tres puntos que debemos cumplir para que la Intranet de la empresa sea de utilidad y nos ayude a mejorar los procesos internos en nuestra empresa. Cada uno de estos puntos se debe desarrollar en cada departamento para ver cómo le podemos sacar el mejor partido a nivel productivo en la organización de nuestra empresa.
En Tecnología Pyme | La intranet en la pyme (II): Microsoft Sharepoint 3.0
Imagen | Flickr