El otro día hablábamos de la necesidad que tienen algunas empresas de establecer cuotas de impresión para disminuir el gasto en esta partida. Pero antes de llegar a este punto necesitamos cuantificar el gasto en impresiones que tenemos en la empresa. Para las pymes una buena opción para realizarlo nos la ofrece Mypirntercloud. Nos ayuda a monitorizar y controlar los gastos de impresión.
Se trata de un software gratuito disponible para sistemas Windows que nos permitirá llevar una estadística del número de hojas que imprimimos cada mes, controlar los niveles de los cartuchos de tóner para que seamos conscientes de las necesidades que tenemos para comprar recambios o la previsión para que se terminen.
Que se cumplan o no las previsiones dependerán de saber si mantenemos el ritmo de impresión que llevamos habitualmente, ya que el programa nos aplica una media entre la cantidad de tóner que estima en el cartucho y el número de copias que sacamos habitualmente.
De esta manera podemos realizar una previsión de gasto en impresión. Además, si así lo deseamos podemos solicitar cartuchos de tóner o tinta a los proveedores desde la aplicación. Podemos elegir entre una lista de proveedores que nos ofrecen los consumibles de nuestras impresoras.
Una vez instalado el software nuestro Myprintecloud realiza un descubrimiento de las impresoras que tenemos instaladas en red. Este proceso puede tardar un poco en el inicio dependiendo del número de impresoras y del tamaño de nuestra red. De estas impresoras captura datos básicos del equipo como su número de serie, valores de sus contadores de páginas, el estado de los consumibles, y los mensajes que aparecen en el display de la impresora.
Esta es una buena opción para empresas con varias sedes, de manera que desde una única cuenta puedan tener información de las impresoras de red de toda la empresa, de manera independiente de su ubicación. Esto nos asegura tener controlado el gasto de impresión de distintas oficinas de nuestra empresa.
El principal obstáculo que nos plantea es que no incluye las impresoras locales, que en muchos casos son parte fundamental en las micropymes. Impresoras compartidas que de alguna manera también necesitamos controlar, aunque en estos casos el software de la propia impresora puede ser suficiente para esta tarea.
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