Olvidarnos del papel, trabajar sólo en digital, ahorrar dinero y tiempo en las empresas a través de la firma electrónica y aplicaciones que nos permitan trabajar en movilidad y olvidarnos de rellenar en papel notas o formularios que luego tenemos que volcar en una aplicación al llegar a la oficina. Lo cierto es que lo digital no sirve si duplicamos el trabajo en papel.
Invertir en herramientas digitales, que nos permitan trabajar desde el móvil, pero también que nos facilite evitar desplazamientos innecesarios, no tener que depender del papel, etc. pueden ser una gran solución para mejorar la productividad en las empresas, pero no funciona si nos dan más trabajo del que nos ahorran.
Vamos a verlo con dos ejemplos sencillos, una aplicación de gastos que utilice la empresa, donde se capturan las facturas con la cámara del smartphone, se incorporan y se pasan a administración para que los incorpore a la contabilidad. Parece sencillo y rápido, una mejora respecto a tener que rellenar hojas de gasto. Pero si se obliga a los empleados a seguir completando la hoja de gastos además de utilizar la aplicación digital, la aplicación no funciona.
Otro ejemplo, un acceso a la administración electrónica utilizando la firma digital que nos permita presentar determinados documentos y formularios que necesitamos. Si además de esto tenemos la obligación de seguir entregando en papel dicha documentación, la presentación telemática se convierte más en un incordio que en una solución.
Es cierto que se pueden dar un periodo de transición, en el que se utilicen ambos modelos, pero esto debe estar acotado y ser mínimo, ya que de otra forma nos encontraremos con la resistencia de los usuarios o empleados a utilizar dicha aplicación digital, que no les ahorra trabajo y les supone tener que cambiar su forma de trabajar.
Es necesario establecer una hoja de ruta en la implantación de cualquier cambio en la empresa, que establezca los pasos a seguir de forma clara. De esta forma la curva de aprendizaje que supone un esfuerzo tendrá un claro objetivo en el horizonte en el que la forma de trabajo con papel tiene una fecha de caducidad definida.
En Pymes y Autónomos | Mantener la mesa de trabajo ordenada y sin papeles es posible, ¿quieres saber cómo?
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