Dentro de nuestro repaso hacia la consecución de la productividad personal comenzamos diciendo que menos es más, que necesitábamos simplificar para ser capaces de ser productivos. Y simplificar empieza por ocuparnos por una sola tarea, pero también por mantener nuestra cabeza en esta única tarea. Por lo tanto, para que nada se nos pase por alto lo mejor es apuntar las tareas que tenemos pendientes. Por eso las listas de tareas son el primer paso hacia la productividad personal.
Sin complicarnos, buscando algo que sea muy sencillo de utilizar, pensando en dos cuestiones. Por un lado, poder ver lo que tenemos pendiente de un vistazo y por otro, que nos sirva para que las tareas que van surgiendo a lo largo de la mañana tengamos donde apuntarlas, sin que estén dando vueltas en nuestra cabeza.
Aplicaciones de listas de tareas que nos ayudan en nuestra productividad personal
Para elegir la mejor aplicación de tareas para nosotros depende mucho de nuestra forma de trabajar, de la forma en la que nos llegan las nuevas tareas y obligaciones o de las que son cíclicas y se repiten cada día. En realidad no necesitamos tecnología para esta cuestión, en muchos casos bastará con una simple libreta donde apuntamos lo que tenemos pendiente y tachamos lo que hemos acabado.
Sin embargo, esto tiene el inconveniente de que debemos rehacer la lista cada día, algo que puede ser algo pesado si tenemos tareas recurrentes o nos quedan tareas de un día para otro, por lo que tenemos que volver a realizar una nueva lista. Por eso pueden ser de ayuda distintas aplicaciones de listas de tareas para organizarnos mejor y finalizar el día con el mayor número posible de tareas completadas.
No hay que perder tiempo en organizar o aprender a usar la aplicación, por eso debe ser muy sencilla
Vamos a plantear listas de tareas en función de cual es nuestra herramienta de trabajo ya sea un ordenador donde trabajamos sobre todo con el correo electrónico, el navegador web o un smartphone. Todas ellas como hemos comentado antes con la premisa de que sean tan sencillas que no tengan prácticamente curva de aprendizaje.
Vamos a empezar por ToDoist, una aplicación de listas de tareas gratuita, con extensiones para instalar en el navegador que nos permitirán capturar tareas del páginas web, de correos electrónicos o añadirlas nosotros mismos. También aplicaciones para móviles o una interfaz web, pero también aplicaciones para instalar en el escritorio para trabajar sin conexión a Internet, en un momento dado, aunque para sincronizar necesitaremos conexión. ToDoist además tiene planes premium que añaden funcionalidades extra. Es perfecta por su sencillez para empezar.
Otra de mis favoritas es Wunderlist, fundamentalmente para usar vía web y desde el smartphone, aunque también tiene versiones para el escritorio, es una de las más completas, sobre todo si tenemos tareas recurrentes. Wunderlist destaca por un diseño muy cuidado para reorganizar las tareas de forma rápida, añadir subtareas, añadir recordatorios o crear tareas desde el correo, facilidad para compartir tareas.
AnyDo es la aplicación que yo recomendaría si trabajamos desde el smartphone fundamentalmente. Por su diseño muy atractivo, la facilidad para crear tareas y gestionarlas de forma sencilla puede convertirse en el mejor aliado de nuestra productividad si trabajamos en movilidad. AnyDo sería la aplicación ideal para aquellos que utilizan un smartphone, pero no necesariamente un ordenador, ya que no tiene acceso web para ver las tareas y sólo tiene una extensión para hacerlo a través de Google Chrome.
Correo electrónico y las listas de tareas es la opción más interesante para aquellos que reciben el trabajo a través de esta vía. De esta forma un correo se transforma en una tarea, podemos tener carpetas de correos pendientes que son nuestra lista de tareas o complementos para Outlook, para Gmail o para cualquier otro gestor que nos permita tener de un vistazo el trabajo que tenemos pendiente. Algunas de las anteriores se pueden integrar con el correo electrónico.
Otra de las opciones es utilizar el calendario como lista de tareas, ya sea de forma individual o por medio de una aplicación que nos transforme las citas que vamos introduciendo en tareas pendientes. Por ejemplo, de las citadas anteriormente Any.Do tiene una buena sincronización con las tareas del calendario, pero también ToDoist en su versión Premium, por ejemplo.
Por último vamos a añadir, aunque hablaremos el próximo día más a fondo sobre el tema de las libretas de notas digitales, que nos permitirán crear notas o listas de tareas de forma muy rápida. Quizás sea una buena opción para llevarnos algo más que las tareas y sería la adecuada si queremos empezar con las listas de tareas pero además tenemos vamos a necesitar un lugar donde recopilar información.
Con todo tenemos una gran variedad de herramientas que serán adecuadas para un amplio espectro profesional, desde los más tecnológicos, pasando por aquellos que no utilizan smartphones u ordenadores, con el objetivo de tener claro qué tenemos pendiente y no ocupar nuestra mente en recordarlo. De esta forma será más sencillo que nos centremos en acabar con el trabajo.
En Tecnología Pyme | Especial organización personal de las tareas: cuando menos es mucho más Imagen | Juhan Sonin