Muchas veces estamos fuera de nuestra empresa y necesitamos un modelo de documento que en este momento no tenemos. Google Docs es en muchos casos una alternativa, sobre todo si tenemos plantillas de documentos que utilizamos de forma habitual, fáciles de crear o modificar desde un modelo de los que tenemos disponibles. Muchas son las opciones que nos permiten las plantillas de Google Docs. Te pueden salvar de más de un apuro, sobre todo cuando estamos fuera de la empresa.
La variedad de plantillas que tenemos a nuestra disposición es inmensa. No sólo se trata ya de documentos que Google pone a nuestra disposición, sino que podemos compartir nuestros modelos, ya sea de forma pública o privada. Presentaciones, calendarios, proyectos, facturas, etc. la variedad disponible es enorme. Lo mejor es que podemos tener un repositorio de modelos en nuestra empresa para poder utilizarlo de manera que podamos editar desde cualquier dispositivo, como un teléfono móvil o una tableta.
La teoría es que siempre será mucho más fácil modificar o completar datos de una factura desde cualquier dispositivo en movilidad que tener que crearla desde cero. La parte positiva es que siempre podremos descargar el archivo en distintos formatos, incluido PDF, lo que nos facilita la entrega del documento a nuestro cliente o proveedor de forma rápida y sencilla.
Si no tenemos nuestros propios modelos y los queremos subir a Google Docs para compartirlos, podemos buscar modelos para crear o adaptar. En este caso podemos buscar de distintas maneras:
- Búsqueda por tipos de documentos, ya sea este un documento de texto, hoja de cálculo, presentaciones, formularios o dibujos. Nos presentará una abanico infinito de posibilidades de los documentos o plantillas disponibles.
- Búsqueda por categorías una vez seleccionado el tipo de documento, tenemos distintas categorías, entre ellas una específica para empresas donde podemos encontrar todo tipo de documentos, pero también documentos para otros campos profesionales, como puede ser el de estadísticas o el legal.
Sólo una recomendación, si las vamos a hacer públicas aseguraros de que no contengan datos de terceros. No es la primera vez que se modifica una plantilla con datos de un cliente, se guarda y se facilita la factura al cliente y luego se queda publicada con los datos grabados. No podemos exponernos de esta manera a divulgar datos privados.
Trasladar nuestro repositorio de plantillas a Google Docs nos puede aportar una solución rápida en algún momento en el que no estamos en nuestra empresa. Mantenerlas privadas y facilitar el acceso sólo a aquellos miembros de nuestra organización que necesiten utilizarlas es fundamental para mantener su privacidad. Es la mejor forma de salvaguardar los datos y la privacidad de nuestras empresas y clientes.
Más Información | Plantillas Google Docs
En Tecnología Pyme | Las plantillas no son inalterables