Una de las cuestiones que nos puede ayudar a trabajar de forma más efectiva cuando trabajamos un documento entre varios interlocutores es tener un control de las versiones del mismo. Esto nos permitirá ver qué modificaciones hemos hecho en el documento y quién las ha realizado. La efectividad del control de versiones documental es muy importante cuando queremos controlar los cambios de un documento.
La mayor parte del software ofimático nos permite tener un buen control de las versiones de un documento, aunque en la medida que sea más o menos intuitivo y sencillo de utilizar será más adecuado para la empresa. De lo que se trata es de tener un mismo documento, guardado con las revisiones realizadas por distintos departamentos. Pongamos el caso de un procedimiento en el que están implicados varios departamentos. Se trata de que se realice un documento marco, y sobre el ámbito de cada uno de los departamentos implicados se vayan realizando las correcciones oportunas por cada uno de ellos.
Esto añade eficacia a la simple remisión por correo electrónico a los departamentos implicados y el posterior feedback en el que cada departamento graba su propia versión del documento. Se trata de que todos puedan trabajar sobre el mismo y los cambios queden grabados para los usuarios que los han realizado. De esta forma, salvo que nos estemos pisando el mismo párrafo, ganaremos en claridad y eficacia a la hora de trabajar el documento.
Lo más importante en este caso es la comunicación activa por parte de todos los usuarios y departamentos implicados en un mismo proyecto. Existen muchas opciones para colaborar entre varios departamentos, pero a la hora de que esto funcione bien, más allá de la cuestión tecnológica dependeremos de la efectividad de nuestra comunicación interdepartamental.
En Tecnología Pyme | TextFlow, colaborando en la redacción de documentos Imagen | ladyheart