El otro día os comentamos en líneas generales en que consiste la metodología GTD y como podemos utilizarla para aumentar nuestra productividad. Existen muchas soluciones de software específicas centradas en esta metodología, pero para empezar me he decidido por un complemento para Microsoft Outlook, GTD Outlook Add-In, un añadido a este programa que resultará especialmente útil a los usuarios que trabajen mucho con el correo electrónico y el software de Microsoft.
Lo que hace es integrarse con Outlook añadiendo una barra de herramientas para el manejo de la solución y una serie de carpetas predefinidas en las que podemos ir ubicando nuestros mensajes y tareas, clasificándolos de acuerdo al momento en el que se vayan a realizar, al tipo de tarea, o delegándolas si la responsabilidad recae en otra persona. Digamos que nos permite trabajar dentro de Outlook utilizando esta metodología.
Las principales acciones que podemos llevar acabo con este plugin son las siguientes.
- Despejar la bandeja de entrada: podemos ir clasificando los correos electrónicos que nos vayan llegando organizándolos de acuerdo a las acciones que de ellos se deriven, delegando en otras personas, incorporándolos a un proyecto, etc.
- Definir las acciones: permite definir que acciones se requiere llevar a cabo tras la recepción de cada mensaje o grupo de ellos, anticipando y clarificando la planificación.
- Recordatorios y tareas: podemos crear recordatorios y tareas asociadas o no a cada mensaje de forma sencilla.
- Citas y tareas: además de las acciones que podemos realizar relacionadas con el correo electrónico, podemos aplicar también la metodología GTD a las citas y tareas que creemos de forma independiente.
- Organización: tenemos la posibilidad de organizar las tareas basándonos tanto en la siguiente acción que debamos llevar a cabo como englobándolas en proyectos y sub-proyectos.
La solución es muy completa, con bastante margen para la personalización y especialmente centrada en la gestión del correo electrónico, aunque puede trabajar igualmente bien con tareas y citas creadas desde Outlook. Como principales pegas le pondría que asusta un poco inicialmente por el gran número de acciones que soporta y que sólo está disponible en inglés. El precio del programa es de 54 euros para una licencia, y se puede descargar una versión de prueba, totalmente funcional durante 30 días.
En lo que a GTD se refiere hay soluciones mejores, pero si sois usuarios habituales de Outlook es una opción interesante, ya que os permitirá introduciros en esta metodología sin dejar de utilizar vuestra herramienta de trabajo preferida, en la que probablemente tengáis ya mucha información con la que empezar a funcionar.
Más información | GTD Outlook Add-In
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