Si de una cosa estoy seguro es que a medida que aumenta el espacio que tenemos para almacenar datos en las empresas aumenta el volumen de datos que tenemos almacenados. Los problemas vienen cuando un exceso de espacio nos lleva a ser descuidado y que el disco duro de almacenamiento sea un cajón desastre más que una forma de almacenar nuestros datos. Por eso vamos a hablar de como gestionar el espacio de almacenamiento de datos en la empresa.
Podría parecer una relación directa, es decir, necesito mayor volumen de almacenamiento, por lo tanto invierto para disponer de dicho espacio. Pero más bien es una relación inversa. Cómo dispongo de mucho espacio de almacenamiento no me preocupo por qué datos guardo ni cómo los guardo y voy llenando espacio hasta que toca la hora de hacer limpieza.
Si esto ocurre en nuestras empresas lo normal es que se dupliquen cantidad de datos, lo que nos llevará además a aumentar de forma significativa la cantidad de espacio que necesitaremos para almacenar los datos. Es una especie de síndrome de Diógenes moderno, donde no tiramos nada porque el almacenamiento es barato y ampliar con otro disco duro es más cómodo que replantear que datos guardamos.
Este modelo se convierte en poco tiempo en algo poco manejable. Lo más difícil para mantener un orden en lo que guardamos y lo que no está en determinar qué información es importante y cuál es prescindible. Esto nos permite identificar en ese momento de qué información debemos hacer copia de seguridad y de cual no. A la vez nos facilitará la tarea de centralizar la información que sea importante y que la información aleatoria se quede en los discos locales.
Si no estamos bien organizados seguro que gastaremos recursos de forma innecesaria, ya sea al perder tiempo buscando determinada información o al realizar las copias de seguridad de una cantidad de información mucho mayor de lo que realmente necesitamos. Lo mejor es estructurar de forma ordenada cómo guardamos la información.
La mayor pérdida de tiempo llegará el día que tengamos que ponernos a organizar toda la información. Saber de qué proyecto es cada documento, si algo está duplicado, etc. Si una vez organizado todo seguimos necesitando ayuda siempre podremos acudir a un gestor documental, pero el primer paso tiene que partir de la organización de nuestra propia empresa. De nada nos servirá el gestor si continuamos con las malas prácticas en el guardado de los datos.
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