La semana pasada vimos como conseguir un programa que nos ayude a emitir facturas electrónicas no supone grandes problemas, ya sea instalando algún pequeño programa que lo gestione o integrado con nuestros programas de gestión empresarial, ERP o CRM. La implantación de la factura electrónica se realiza y se impulsa por varios motivos por eso hoy vamos a ver la facturación electrónica y las ventajas para las pymes que supone su adopción.
Los principales argumentos a favor del salto a la facturación electrónica en la empresa se pueden resumir en dos opciones como son el ahorro de costes y las mejoras en la gestión de la facturación. En ambos casos las mejoras son tan notables que las empresas que tengan un nivel de facturación elevada no dudarán en dar el salto a este sistema. En la pyme, sobre todo las micropymes no verán esa necesidad como algo tan importante, pero acabará imponiéndose como se han impuesto los ordenadores a las máquinas de escribir.
Ahorro de costes de la facturación electrónica
En este caso no sólo tenemos que tener en cuenta el ahorro que nos producirá la emisión de las facturas electrónicas, sino que también deberemos tener en cuenta que nosotros, nuestras empresas, reciben facturas y esto también genera unos costes.
- Costes de emisión: la emisión, gestión y envío de una factura tradicional en formato papel se ha calculado que tiene unos costes de 3,50 euros por factura. Esto incluye los costes asociados de impresión de facturas, envío, gestión, consulta de documentación, etc. El coste de una factura electrónica se estima en 0,15 euros por factura. La diferencia es significativa, lo que puede suponer ahorros considerables.
- Costes de recepción: a la vez que emitimos facturas, como empresas también somos receptores de las mismas y esto también tiene unos costes, puestos que tenemos que introducirlas en nuestro sistema de facturación, gestionarlas, contabilizarlas, archivarlas, etc. Se estima que el coste puede ser de unos 7,88 euros por factura mientras que con la facturación electrónica no pasarían de 0,02 euros por factura.
Las cifras de coste de emisión y recepción de las facturas están recogidas de la ponencia de la factura electrónica en la pyme de MadridVende, facilitados por eDas. Quizás son cifras un tanto altas, puesto que estudios de AEOC, Asociación Española de Codificación comercial cifra un ahorro por emisión de factura electrónica de 0,7 euros y por recepción de 2,78 euros, que rebaja los ahorros generados por la facturación electrónica aunque estos no dejan de ser muy importantes. Así que os toca a vosotros hacer números para ver cuanto podéis ahorrar en vuestros negocios.
Mejoras de gestión con la factura electrónica
El otro gran argumento a favor de la facturación electrónica es las mejoras en la gestión de la facturación que nos encontramos. Una vez implantado el sistema de facturación electrónica tendremos las siguientes ventajas:
- Archivo automatizado: de las facturas recibidas sin errores de tramitación.
- Contabilización automática: si optamos por sistemas de facturación que se integren con nuestros sistemas de contabilidad, y siempre teniendo en cuenta que todas las facturas son electróncias. Mientras trabajemos con un sistema mixto de facturación electrónica, facturación ordinaria el sistema no será tan automatizado.
- Localización: al no existir un archivo de facturas de papel será mucho más sencilla su localización.
- Seguridad: al ser un archivo digital nos permite hacer una o varias copias de seguridad de forma sencilla.
Sin duda se trata de argumentos suficientes para plantearse la implantación de este sistema de facturación electrónica en nuestras empresas. El rápido retorno del capital que todas las pymes necesitan queda sin duda más que demostrado con los ahorros que nos proporciona la facturación electrónica. En la próxima entrega de este especial veremos que ayudas y subvenciones pueden tener las pymes a la hora de implantarlos, que sin duda nos ayudarán a dar el paso.
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