Muy pocas pymes han implantado sistemas de facturación electrónicos. La mayoría sigue enviando las facturas en papel, bien por falta de medios tecnológicos, bien por el target de sus clientes que no están preparados aún para estos sistemas de facturación.
Aún así, si tu empresa emite las facturas en formato eelctrónico hay una serie de características que se deben tener en cuenta para no caer en los mismos errores que caen las grandes empresas. Vamos a poner varios ejemplos de cómo no se hacen las cosas.
Movistar. Ofrece un sistema de facturación electrónica a aquellos clientes que así lo soliciten. Además te avisan por SMS del importe de la factura y la fecha. Hasta aquí todo ok, es más si Movistar no mandara el SMS, no se yo quién iba a hacerlo. Los problemas provienen cuando el propio usuario se tiene que dirigir a la web de Movistar para descargarse él la factura.
Y sólo se permite una descarga de la factura con la firma electrónica verificada, porque a partir de la segunda descarga, las facturas son meras copias informativas. Esto es un grave error. Si yo emito facturas electrónicas, debo hacérselas llegar fácilmente al cliente, como es por mail y como fichero adjunto. No creo que estemos pidiendo nada del otro mundo.
Ono. Es peor aún que Movistar, dado que no emite facturas electrñonicas sino meros PDFs para que nosotros los imprimamos. El aviso de la emisión de la factura se realiza por mail pero no nos dicen ni el importe. No entiendo cómo un PDF sin firmar, el cual voy a tener que imprimir al no poder verificar la firma se puede denominar factura electrónica.
Aqualia. La división de servicios de fomento tiene un servicio de remisión de facturas en PDF, con la ventaja sobre Ono que nos las hace llegar directamente por mail. Inconveniente, no son facturas electrónicas tampoco al carecer de firma, pero es el sistema más ágil bajo mi punto de vista.
El sistema ideal bajo mi punto de vista, una comunicación por mail con un fichero PDF y otro que incluya la factura electrónica firmada en el formato que esté homologado, sin tener que molestar al cliente con demasiados clicks para comprobar una factura o un mecanismo farragoso de descarga de ficheros.
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