Una de las cuestiones interesantes a tratar en el conocimiento de los mecanismos de la factura electrónica es la emisión y recepción de facturas electrónicas. Trataremos de describir de una manera informativa como se lleva adelante todo el proceso de emisión de una factura con las obligaciones para emisor y receptor de la misma.
La creación de la factura electrónica se realizará mediante una aplicación de facturación similar a las que utilizamos para generar nuestras facturas físicas pero deberá cumplir con el formato facturae que nos indica que requisitos debe obligatoriamente tener una factura electrónica para estar normalizada y que sea accesible por las aplicaciones de facturación electrónica. El emisor deberá seguir los siguientes pasos:
- Crear la factura en un formato electrónico: es decir, lo que comúnmente conocemos por un archivo digital que contiene la factura. Algunos de los formatos admitidos son los siguientes: EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros.
- Transmisión telemática: es decir, el archivo tiene que partir de un ordenador y ser recibido por otro ordenador. Lo normal es su envío por correo electrónico, aunque se puede realizar por otros medios.
- Garantizar la autenticidad; tanto del formato electrónico o mediante su envío es necesario que vaya firmada eletrónicamente, para garantizar de esta manera que el documento no ha sido alterado. Además la firma eletrónica será avanzada, lo que permitirá detectar si ha habido algún cambio posterior al firmado digital del documento.
Una vez llegados a este paso ya tenemos generada nuestra factura electrónica y la hemos firmado digitalmente con todas las garantías exigidas. Pero también debemos tener en cuenta que tenemos que debemos hacer una serie de paso extras que nos permitan culminar el proceso con éxito.
- Aceptación del receptor: se debe informar al receptor de la factura y este debe estar de acuerdo en la emisión de la factura electrónica. El consentimiento podrá formularse por cualquier medio verbal o escrito.
- Conservación de la matriz: es decir, de los datos que acompañan a la factura electrónica, que deberán ser guardados por el emisor de la factura el tiempo de preescripción de la misma. Se debe gestionar de forma que se permita su visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión durante el período útil de la misma.
- Anotación en los libros del IVA, como ocurre con las facturas ordinarias.
Respeto a los destinatarios de las facturas electrónicas también tendrán que realizar los siguientes pasos:
- Recepción electrónica: que permita verificar los datos de la misma y la firma electrónica segura con la que fue emitida. A la vez,
- Conservación y gesión de facturas: al igual que el emisor deberá permitir la visualización, búsqueda selectiva, copia o descarga en línea e impresión de las facturas recibidas. Se deberán conservar el tiempo preceptivo de vida útil de la misma.
el destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma
En definitiva, para cumplir con la norma y que una factura electrónica tenga la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada basado en certificado reconocido y ser transmitido de un ordenador a otro recogiendo el consentimiento de ambas partes.
Es un proceso que debe ser prácticamente trasparente para el usuario, que sólo tendrá un programa que le permitirá crear la factura como lo realiza habitualmente, pero a la vez tendrá unos añadidos que le permitirán firmarla electrónicamente y le generará el archivo para enviar a su destinatario.
En próximas entregas de este especial que estamos desarrollando trataremos de dar más información sobre algunas de las alternativas disponibles a la hora de realizar la facturación electrónica en las empresas, programas diseñados para emitir o recibir facturas electrónicas.
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