Por lo general en las empresas existen dos tipos de usuarios ofimáticos. Los avanzados y los básicos. Para los primeros lo recomendable es tener un programa instalado en sus equipos, por lo general MS Office en sus distintas versiones. Para los demás, si la empresa no quiere o puede pagar licencias se apuesta por software libre o gratuito, pero también es posible trabajar con aplicaciones ofimáticas online en nuestra empresa.
Esta opción nos permite visualizar y editar documentos con la única ayuda de una conexión a Internet y un navegador web. Ahora bien, tenemos que articular un protocolo para poder utilizar de forma correcta estos recursos. Para empezar porque para visualizar o editar documentos primero tenemos que subirlos a la nube. Este es el punto más delicado para la empresa, perder el control de los documentos.
Podemos utilizar las Office Web Apps y de esta manera nos aseguramos que no tendremos problemas de compatibilidad de formatos. En este caso deberíamos crear una cuenta que sería la que almacenaría los documentos y después el resto de cuentas podrían acceder con distintos tipos de permisos, ya sean de lectura o también de modificación. Tenemos 25 GB para almacenar.
El mismo método podríamos seguir con Google Docs u otras alternativas para utilizar la ofimática en la nube. Lo ideal sería pasar a Office 365 y su sistema de suscripción de usuarios, pero si lo que queríamos era ahorrar en licencias no creo que muchas empresas apuesten por esta opción. La otra ocpión es apostar por software libre, con programas como OpenOffice o LibreOfice, que recientemente ha sacado la versión 3.5 y mejora a buen ritmo.
Estas colecciones de programas ofimáticos podemos instalarlos en local. Si detectamos algún problema de compatibilidad de formatos y no disponemos de un equipo con licencia donde abrir dicho archivo siempre podemos acudir a la nube de forma puntual para comprobarlo. Pero hoy por hoy creo que la empresa no apostaría de forma mayoritaria por la nube como opción para ahorrar licencias de Office en sus equipos.
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