A veces una empresa necesita realizar notificaciones y que además éstas tengan valor probatorio o legal. En estos casos lo que solía hacerse era enviar un telegrama, para que así constara la recepción del mismo por parte del destinatario. Afortunadamente ahora existen muchos medios para realizar este tipo de notificaciones y uno de ellos es el envío de burofax desde tu ordenador.
El envío de burofax no es más que el envío de un fax desde una oficina de Correos. ¿Dónde está la diferencia entre realizarlo desde nuestra oficina o desde Correos? El burofax certifica el envío a su destinatario así como el contenido de lo enviado, para lo cual se emite la correspondiente copia sellada por un funcionario postal. Por este motivo se usa para comunicaciones oficiales, dado que tiene carácter de prueba ante un posible litigio.
Para ello Correos dispone de un portal online donde una vez registrados podremos realizar el envío de dicho documento. El formato del documento que queremos enviar tendrá que ser PDF. Además nos ofrecen la posibilidad de contratar servicios adicionales como son el acuse de recibo o la copia certificada. Podemos seleccionar hasta un máximo de 100 destinatarios.
Resulta un servicio muy útil en la empresa para comunicados que queremos hacer oficiales, ya sea la finalización de un contrato o un requerimiento a un proveedor o cliente con el que por un motivo u otro tenemos una disputa. Es estos casos es conveniente que la comunicación se haga de forma que jurídicamente sea aceptada.
Una de las cosas que no me ha gustado de este servicio son las limitaciones en el formato, dado que no nos permiten que nuestro documento ocupe más de 1 MB de espacio. Además, aunque podemos incluir documentos en color, el destinatario lo recibirá en blanco y negro. Por otro lado, según nos indican desde el propio servicio, hay que tener cuidado con las fuentes y seleccionar la opción de fuentes incrustadas en el programa con el que generemos el archivo PDF.
Supongo que como en todo programa es cuestión de cogerle la práctica a la hora de generar documentos. Por otro lado, aunque es muy cómodo enviar los burofax desde tu despacho los precios del envío son quizás más altos que servicios similares prestados por otras empresas, aunque también está acreditada la validez jurídica de sus certificados, auque esto mismo pueden conseguirlo otras empresas pero de momento existe poca jurisprudencia al respecto.
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