Cuando realizamos un documento en un procesador de texto además de la información que vemos tenemos otra información que se incrusta de forma oculta en el documento, los metadatos. Es muy importante para las empresas mantener el control de los metadatos en los documentos que publica puesto que puede dejar al descubierto información que la empresa no quiere que salga a la luz.
Estos datos se refieren, por ejemplo, al autor, fecha de creación y modificación del mismo, programa con el que ha sido creado, el título original del documento o también palabras clave que hayamos introducido en los metadatos. Una cuestión muy importante es comprobar que los documentos o imágenes que hayamos incluido en el documento no tengan datos de geolocalización.
No sólo afecta a los documentos de texto, sino que también es muy común encontrar los metadatos en imágenes. Son los datos EXIF de las imágenes que nos dicen con qué cámara se ha tomado la foto, que características de definición tiene, cuándo se ha tomado, etc. En la mayoría de los casos son datos que no tienen importancia su conocimiento público pero lo mejor es asegurarse y eliminar todos los metadatos en los documentos que hagamos públicos a través de nuestra web, por ejemplo.
Lo mejor es utilizar algún software que nos ayude a eliminar todos estos datos. De esta manera nos aseguramos que el documento muestra los metadatos que nosotros queremos que muestre. Cuestiones como añadir palabras clave en los metadatos nos pueden ayudar a mejorar el posicionamiento de los mismos en buscadores pero otros como el autor, modificaciones o geolocalización debemos tenerlos bien controlados para saber que información lleva oculta el documento.
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