Muchas veces cuando estamos fuera de la oficina o de la empresa hemos necesitado imprimir determinada documentación para recogerla o tenerla lista cuando llegamos con nuestro cliente, por ejemplo. Hoy vamos a ofrecer dos alternativas sencillas para la impresión remota para tu empresa.
Por lo general, lo resolvemos con una llamada telefónica para que alguien de nuestra organización lo imprima por nosotros. Pero si no tenemos a nadie o simplemente estamos en horas fuera del horario laboral, también podemos mandar la impresión de forma remota a la impresora para que esté lista cuando lleguemos.
Impresión al buzón de correo de la impresora
La mayoría de las impresoras de red hoy en día suelen ofrecer un servicio de impresión a través de una dirección de correo electrónico asociado a la impresora. De esta manera, imprimir desde cualquier lugar es tan sencillo como enviar un correo electrónico a dicha dirección con los archivos adjuntos que queremos imprimir.
Pero tan importante es poder enviar los documentos como confirmar que se han recibido e imprimido bien. Depende de la marca de la impresora y cómo ha realizado el servicio, pero la mayoría disponen de opciones, que nos devuelven la información confirmando o no si los documentos se han imprimido de forma correcta.
A esta dirección podemos darle un uso interno, sólo para miembros de nuestra empresa, como también externo, para nuestros clientes. De esta manera cumpliría la función de entrada documental que en muchas ocasiones realiza el fax en la mayoría de las organizaciones, pero de forma más cómoda para ellos.
Google Cloud Print, otra alternativa viable
Otra opción que tenemos para nuestra empresa es Google Cloud Print, que podemos utilizar en impresoras de red o incluso que no dispongan de esta funcionalidad y vayan directamente conectadas al equipo. Este podría ser el caso de autónomos y profesionales. Es una opción que podemos configurar desde nuestra cuenta de Google, añadiendo la impresora que queremos añadir para imprimir de forma remota.
Una vez asociada la impresora a nuestra cuenta, cualquier documentación que vayamos a imprimir, que hayamos recibido por correo electrónico o tengamos en Google Drive, por ejemplo, podemos enviarla a nuestra impresora remota. De esta manera es muy útil para toda la documentación que tenemos en la nube.
En el caso de impresoras que no tienen conexión de red será necesario para imprimir que el ordenador al que está conectada esté encendido para que se pueda obtener la documentación que hemos enviado, ya que de otra manera no imprimirá. Basta con que el equipo esté encendido, ni siquiera tenemos que estar identificados como usuarios.
Por supuesto, en todos los casos debemos tener la impresora lista para imprimir, con papel, tinta y en perfecto estado. Personalmente lo considero un buen recurso para determinadas situaciones que se pueden dar en el día a día de la empresa. Es más cómodo utilizar con impresoras de red que basta con que estén en reposo, donde apenas consumen energía, para cumplir con esta función.
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