A la hora de intentar ser productivos con el correo electrónico una empresa tiene que tomar decisiones importantes que afectarán al futuro de la productividad para esta herramienta. Una de ellas es saber dónde incluyo mi respuesta al correo. Parece una cuestión que muchos pasamos por alto, pero que es necesario definir con claridad.
Sea el que sea el criterio que tomamos es fundamental que toda la empresa siga el mismo criterio, puesto que lo que no podemos permitirnos es estar buscando la respuesta a un correo que nos han enviado por todo el mensaje. Tenemos que hacerlo de forma casi automática. En estas cuestiones existen tres posibilidades que podemos utilizar, cada una con sus ventajas e inconvenientes.
Vamos a ver las posibilidades de cada una de las opciones.
- Responder sobre el texto del mensaje recibido. En este caso al responder a un mensaje nuestro texto se situará en primer lugar y el mensaje del remitente quedará debajo. Tiene la ventaja de ser muy ágil para ver la respuesta entre dos interlocutores. Esta se va perdiendo a medida que se van realizando reenvíos de un correo entre distintos remitentes o aumenta el número de ellos.
- Responder debajo del texto del mensaje recibido. En este caso ganamos mucho tiempo con los mensajes entre varios interlocutores o reenviados. Cuando el mensaje tiene una historia ya detrás añade más claridad a la contextualización del mismo para el primer lector. No tenemos que ir buscando el origen del primer mensaje, sino que este se mostrará en primer plano.
- Responder entre el mensaje del remitente para lo cual hay que introducir citas, del tipo “el remitente dijo” seguido del párrafo concreto al que contestamos. Es una opción que puede ser complicada, pero que es un buena solución cuando en un correo se tratan varios temas. De esta forma podremos saber que opina cada interlocutor de cada uno de ellos de forma ordenada, y sin perder el hilo de la cuestión.
Bajo mi punto de vista no existe una fórmula mágica y todos son igualmente válidos. Corresponde a cada organización tener en cuenta qué tipos de correos son los más habituales en su organización, de manera que podemos adaptar la situación de la respuesta al tipo mayoritario de los correos recibidos en nuestra empresa.
En Tecnología Pyme | Consejos para ahorrar tiempo en el correo electrónico