En estos días de atrás hemos venido realizando un especial sobre facturación electrónica que será una de las cuestiones candentes en 2010. En este proceso de transición de la empresa al mundo digital hoy vamos a hablar de la digitalización certificada para decir adios a las facturas de papel puesto que nos permitirá digitalizar las facturas de nuestra empresa prescindiendo de los originales, eso si, bajo determinadas condiciones.
Todo lo referente a las condiciones que debe cumplir la digitalización certificada viene regualado por Resolución 24 de octubre de 2007 sobre el procedimiento para la homologación de software de digitalización de facturas de la AEAT. No todo el software de digitalización nos servirá y es imprescindible que el software esté homolagado por la Agencia Tributaria para que tenga jurídicamente el mismo valor la factura escaneada que la original. Podemos comprobar que poco a poco se van sumando aplicaciones que cumplen dichos requisitos y hoy en día disponemos de 24 aplicaciones homologadas y la mayoría de ellas han conseguido la homologación en este año. Vamos a ver que características deben cumplir respecto a su formato, resolución y garantía de imagen:
- Los formatos estándar admitidos son ISO 19005 (PDF/A), PNG, JPEG 2000, Acrobat 5 (PDF 1.4) ó superior y TIFF 6.0 ó superior.
- Respecto al nivel de resolución que deben tener las facturas será mínimo de 200 ppp.
- Cada imagen deberá tener un fichero único digital, distinto para cada factura, ya sea de una o varias páginas, representar la apariencia física de la factura, respetando dimensiones del original respecto a su tamaño y proporción.
El software de digitalización certificada se encarga de introducir en el fichero de imagen, como meta-datos, una serie de datos exigidos por la administración como son, la referencia de la homologación, una marca de tiempo, nombre y número de versión del software. Además el fichero obtenido tendrá que estar firmado electrónicamente. Una vez realizado, se debe asegurar que el fichero resultate permanecerá inalterado.
Por último, otra de las cuestiones necesarias es que los ficheros resultantes deben organizarse en torno a una base documental, conservándose un registro de datos con todos los campos necesarios para llevar los libros del IVA. Además la base de datos deberá ser accesible para la administración en caso de ser necesario.
Son opciones que se pueden plantear empresas con un alto número de facturas. ¿Nos interesa? Pues creo que sólo con el tiempo que nos ahorraremos a la hora de encontrar un factura puede ser suficiente, aunque hay que tener en cuenta que digitalizarlas también nos llevará un tiempo. Desde luego es el complemento ideal para la facturación electrónica o para deshacernos de todos los archivadores que tenemos con facturas.
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