En alguna ocasión ya hemos hablado en este blog de las soluciones de DigitalDOCU una de las empresas pioneras en la digitalización certificada homologada por la AEAT. En esta ocasión vamos a reseñar DigitalDOCU Capture, solución gratuita de digitalización certificada. Se trata de una solución que nos permitirá la digitalización de nuestros documentos de forma sencilla y práctica.
Para ello podemos registrarnos en la página de DigitalDOCU, indicando entre otros datos nuestro tipo de escáner y su número de serie. Sirven los escáneres compatibles con el protocolo TWAIN, la mayoría de equipos que se comercializan hoy en día son compatibles con este protocolo incluidos los equipos multifunción. Además necesitaremos tener instalado Java en el equipo desde el cual vamos a digitalizar nuestros documentos así como el certificado electrónico. Los archivos digitalizados tendrán el formato de archivo PDF/A y lleva la firma incrustada dentro del propio archivo. Para gestionarlos con nuestro gestor documental tendremos que asegurarnos que acepta archivos con este formato. De los archivos digitalizados tendremos una copia en local en el disco duro del equipo desde el cual realizamos la tarea.
El número de documentos que puede digitalizar de forma gratuita es ilimitado. Del La separación de los documentos digitalizados se puede hacer de forma automática, manual o a través del reconocimiento de código de barras, siendo también compatible con certificados de sellados de tiempo que tendremos que contratar aparte y para la cual nos ofrecen una tarifa de contratación anual
Una de las limitaciones de esta versión es que no podremos destruir las facturas de proveedores. La AEAT especifica claramente que para ser destruidos independientemente de que las facturas sean digitalizadas con un software homologado deberán de añadirse a estas imágenes los metadatos necesarios para la llevanza de los libros de registro de IVA. Esto es posible hacerlo con la versión profesional de DigitalDOCU no con esta versión gratuita.
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