Una de las ventajas que nos han facilitado el paradigma actual de estar siempre conectados, tanto desde el móvil cómo desde los equipos de sobremesa, está en el acceso a una gran cantidad de aplicaciones disponibles para muchos tipos de tareas. Entre ellas hoy vamos a ver un poco las listas de tareas y sobre todo saber cuando las listas de tareas resultan insuficientes.
Tenemos muchas alternativas para crear listas de tareas, desde el propio correo de Outlook o Gmail, hasta aplicaciones específicas para listas como Remember The Milk, Wunderlist o similares. Pero llega un momento en que las listas se vuelven ineficaces y comienzan a suponer un trabajo extra y acaban por ser abandonadas. Esto puede darse por varios motivos, vamos a ver alguno de ellos.
Saturación de las listas
A lo largo del día vamos añadiendo tareas pendientes a las listas, correos que tenemos que contestar, trabajos que tenemos que entregar, llamadas para devolver, todo lo que tiene que ver con nuestro trabajo y que no vamos a atender en este preciso momento es susceptible de convertirse en una tarea. Y llega el momento en que abrimos nuestra lista de tareas y encontramos con 150 tareas pendientes. Sólo saber por donde empezamos nos puede llevar a la parálisis funcional.
Claro que muchos de vosotros podéis pensar que para eso están las prioridades de las tareas, o también la fechas de finalización, etc. Pero aún segmentando nos podemos encontrar con demasiados frentes para atacar al mismo tiempo. En este caso lo que mejor me funciona es crear una sublista, con cinco tareas para realizar de forma inmediata.
De esta forma atacamos lo que tenemos pendiente, no tenemos que preocuparnos de las 145 tareas pendientes, acabamos estas cinco y vamos a por cinco más. Es un objetivo a corto plazo que me ayuda a sacar adelante este trabajo y al final del día he resuelto mucho más de lo que me podía pensar.
Necesidad de un mayor control, el paso a la gestión de proyectos
Igualmente podemos tener tareas mucho más complejas, donde muchos de los aspectos de su realización no dependen de nosotros, y quedan pendientes de terceros, clientes, proveedores, colaboradores, etc. En estos casos, la lista de tareas se queda corta y lo más adecuado es pasar a un gestor de tareas.
Tenemos muchas aplicaciones que nos pueden servir para esta cuestión. Personalmente me siento muy cómodo trabajando con TeamBox que es un gestor online, al que puedo acceder desde distintos dispositivos. El gestor de tareas nos ayudará siempre que hayamos definido bien previamente todo el flujo, puesto que muchas tareas no podrán iniciarse hasta que otros finalicen.
También es muy importante definir los hitos o fases del proyecto en el gestor, algo que nos puede ayudar a ir controlando la ejecución del mismo. Por supuesto nos ayuda a tener un control presupuestario, facturar al cliente en función del número de horas que hemos dedicado, etc. Un gestor de código libre bastante potente es por ejemplo Redmine.
Conclusión
Debemos hacer un uso inteligente de las herramientas. Saber cuando nos son de ayuda y cuando se han convertido en una rémora que nos cuesta más tiempo mantener actualizadas que trabajo nos ayudan a resolver. Las listas de tareas me ayudan a tener una visión más concreta de todo lo que tengo pendiente, pero quizás cuando la cosa se complica o simplemente se dilata en el tiempo el gestor de proyectos me facilita un mayor control. ¿Y vosotros, qué herramientas utilizáis para vuestras tareas y proyectos?
En Tecnología Pyme | Tres aspectos indispensables que debe tener un gestor de tareas Imagen | Juhan Sonin