No te pagan por gestionar el correo electrónico. O al menos eso es lo que tengo entendido en la mayoría de las empresas y puestos de trabajo. El email es una herramienta que nos dan para poder realizar nuestro trabajo de forma efectiva. Y sin embargo, si echamos cuenta del número de horas que dedicamos al cabo del mes a esta herramienta parece que es lo más importante. Cada vez estoy más convencido que el correo electrónico es una herramienta ineficaz en la empresa de hoy.
El problema es que se encuentra muy implantada en la empresa, tanto hasta para hacerla totalmente ineficaz, donde tanto por la cantidad de correos recibidos, como por la malas políticas de gestión del mismo no resulta fácil saber qué tareas tenemos pendientes, que tenemos en marcha, o cuántos problemas están pendiente de nosotros o de terceros, etc.
Más correos no implica mejor comunicación
Al final acabamos recurriendo a gestores de tareas que nos ayuden, metodología GTD para sacar adelante nuestro trabajo o técnicas de concentración tipo Pomodoro, para ser capaces de concentrarnos y sacar adelante más tareas en menos tiempo. Pero no es la solución a la saturación del correo.
Otros parches que podemos poner para tratar de ser más eficaces con el correo electrónico son los filtros, etiquetas, etc. Pero aún así no atacamos el problema en su raíz, que no es otra que la necesidad de cruzar quince, veinte correos entre distintas partes para solucionar un asunto.
Y lo peor de todo es que muchas veces estos correos van con ficheros adjuntos, distintas versiones de un mismo documento, lo que complica todavía más saber quién ha modificado qué. Al final el resultado es que tardamos más en descubrir qué documento es el final, si todo el mundo ha dado el visto bueno al mismo.
Otras herramientas que alivien el uso del correo
Claro que la empresa puede implantar otras herramientas que alivien el número de correos recibidos. Llevar las discusiones a otros ámbitos, donde toda la conversación quede registrada en un sólo documento y podamos después recuperar el hilo para leerlo de un tirón.
El correo electrónico tiene que recuperar su esencia. Se trata de una herramienta muy útil, pero que lo mismo se utiliza para enviar una presentación de gatitos que para el memorandum que tenemos que entregar a un cliente y del que depende el próximo trimestre. ¿Y vosotros, cómo gestionáis el correo en vuestras empresas?
En Tecnología Pyme | Trabajar con el correo siempre abierto es como conducir en un atasco, resultado no avanzamos Imagen | jaqian & loop_oh