Una de las claves para ser lo más productivos posibles es la concentración en la tarea que estamos realizando. Pero lo cierto es que las distracciones que nos acosan mientras estamos en ella son múltiples y variadas. Notificaciones en el ordenador, correos electrónicos que entran, mensajes o notificaciones en el móvil y por último, la peor de todas, la llamada telefónica. Y es que contestar al teléfono acaba por limitar la productividad.
Descolgamos el teléfono, nos ponemos a conversar con la persona que nos llama, nos olvidamos de la tarea que estábamos realizando y nos concentramos en la petición de nuestro cliente, que puede ser urgente o no. El caso es que un par de minutos después cuando acabamos la llamada tenemos que retomar el hilo de la tarea que estábamos realizando y no siempre es tan sencillo volver a ella. Al final resulta un esfuerzo de concentración que acaba por agotar a lo largo del día.
La solución es bastante sencilla pero a la vez bastante drástica. No contestamos al teléfono mientras estamos realizando las tareas prioritarias del día. Tenemos dos opciones para realizar esta cuestión. Si disponemos de alguien en nuestra organización que recibe las llamadas entrantes podemos decirle que durante un periodo de tiempo sólo tome el recado. Sólo en casos excepcionales de extrema gravedad contestaremos, el resto de llamadas una vez finalizada la tarea las gestionamos.
Si somos autónomos y ya estamos realizando una tarea prioritaria, conectamos el contestador del teléfono móvil y lo dejamos en silencio. En este caso por lo general nos encontraremos llamadas perdidas o nos dejarán mensajes en el buzón de voz. En todo caso para casos urgentes nos enviarán mensajes ya sea al móvil o al correo electrónico.
Lo cierto es que no podemos desdoblarnos y ya estamos realizando una tarea prioritaria para nosotros o para uno de nuestros clientes. Una vez concluyamos podremos dedicar todos nuestros esfuerzos a otra, pero lo fundamental es concluir lo que estamos haciendo lo antes posible. Es una cuestión muy complicada, que exige un esfuerzo personal, pero también por parte de nuestros clientes.
Si les explicamos cómo trabajamos y que al final el cliente es el que sale ganando. Claro está que todo dependerá del tipo de soporte que estemos vendiendo con nuestros productos o servicios. Si al final hemos optado por un servicio premium de soporte en muchas ocasiones no se puede poner el teléfono en silencio y toca cogerlo, pero no todos los clientes pagan por dicho servicio o son igual de importantes para nuestra empresa.
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