Una vez elaboradas las cuentas anuales, la opción más cómoda es la presentación telemática de las mismas en el Registro Mercantil. Si fuera necesaria una subsanación, también se puede realizar por esta vía. Para todos los trámites telemáticos, se utiliza la Oficina Virtual del Colegio de Registradores para el envío de la información. Cada gestión a través de esta plataforma tiene un coste de 2,60 euros más IVA.
Para utilizar esta vía, es necesario tener firma electrónica y estar dado de alta como abonado en la Oficina Virtual del Colegio de Registradores. Al dar este último paso, en el que tenemos que enviar un formulario con la firma manuscrita y las escrituras del propio registro escaneadas, nos damos cuenta de la elevada burocracia de estos trámites.
El programa Depósito Digital
Antes de ir a la Oficina Virtual del Registro para presentar las cuentas, es necesario adaptarlas al formato requerido por la aplicación. Para esto, tenemos que descargar la versión del programa Depósito Digital correspondiente a las características de la empresa y de nuestro PC en la sección Programas de las Descargas de la Oficina virtual.
El programa Depósito Digital se utilizará para trasladar los datos de las cuentas anuales, añadir la Memoria Anual y otros documentos si corresponde, generar la Huella Digital y, por último, generar un fichero comprimido con el formato admitido en el sitio web del Colegio de Registradores.
Una vez instalado el programa, se crea un nuevo depósito para el ejercicio. Trasladar los datos de las cuentas al programa es sencillo ya que encontramos las mismas hojas, con los mismos nombres, que los impresos disponibles para la presentación presencial. La principal diferencia es que si hay algún error, el programa lo detecta, nos pide que lo solucionemos y nos ofrece ayuda para corregir el descuadre.
Con todas las cifras cuadradas, el siguiente paso es añadir la Memoria Anual de la empresa y otros documentos, si corresponde, en la pestaña Documentos del programa. En este punto, revisamos que hemos cumplimentado todas las hojas y en la pestaña Formulario, escogemos la opción Generar el depósito y la huella digital. Hay que tener en cuenta que, si a partir de ese momento se realizan cambios, debemos repetir este paso y que la huella digital resultante de la generación del Depósito debe ser incluida en la Certificación de las Cuentas Anuales.
El último paso, es la Presentación del depósito, también en la pestaña Formulario, en el que hay que adjuntar la Certificación de Cuentas Anuales y, como resultado, genera un fichero comprimido ZIP con el nombre y el formato admitidos para su presentación a través de la Oficina Virtual. El programa ofrece un enlace directo para la presentación inmediata. En caso de que pospongamos el envío, tomamos nota de la ruta del archivo generado.
Oficina Virtual del Colegio de Registradores
Ya en la Oficina Virtual del Colegio de Registradores, como abonados, escogemos la opción Presentación de Cuentas. Escogemos el fichero comprimido generado y, en el formulario de presentación hay que añadir la Certificación de Cuentas Anuales de la empresa y la Certificación de Huella Digital que ha generado el programa Depósito Digital, firmar los documentos y enviar.
Si hay algún problema con el navegador o las versiones de Java al cargar la opción de Presentación de cuentas, los usuarios tienen disponible un servicio de atención telefónica para cualquier duda los días laborables y los sábados por la mañana, que también resuelven dudas acerca del programa Depósito Digital.
Aunque el trámite, especialmente la primera vez, resulta laborioso, perjudicando especialmente a las pymes que no tienen personal dedicado a estas tareas, puede ahorrar tiempo respecto a ir al registro y las subsanaciones son más sencillas. Con todo esto, el por qué son necesarias las firmas manuscritas, las firmas digitales y la huella digital para un mismo trámite puede ser cuestionable si lo comparamos, sin ir más lejos, con la presentación del Impuesto de Sociedades.
Más información | Manual de usuario D2 (PDF)
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Imagen | Valentin Ottone