Puede parecer algo de lo más sencillo, la ordenación del correo electrónico, una de las herramientas que más utilizamos en la empresa, y una de las que, a menudo, menos atención prestamos. Pero ¿cómo organizamos el buzón de correo electrónico? Pues la verdad es que la mayoría de los usuarios no siguen ninguna organización especial.
Más allá de tener distintas carpetas que nos hemos ido creando por departamentos, por proyectos, etc. donde vamos a ir archivando los correos electrónicos una vez leídos podemos buscar un método más efectivo para trabajar, que nos permita ser más ágiles y completar las tareas de forma más rápida. El objetivo no puede ser el Inbox cero, sino acabar las tareas.
Cada correo es una tarea, por lo tanto para muchos usuarios lo mejor es no marcarlo como leído hasta que no se haya finalizado con todo lo que lleva implícito dicho correo. En ocasiones basta con contestar, otras veces tendremos que esperar a un tercero ejecute una acción para poder marcar nuestro correo como leído y finalizar dicha tarea. En este caso, una organización de carpetas según el método GTD puede ser bastante interesante.
Organización por adjuntos y temáticas lo que nos va a permitir ver juntos todos aquellos correos que tienen archivos adjuntos, los mensajes comerciales que nos han entrado en la bandeja de entrada, mensajes individuales o de grupo. Organizarse por estos apartados nos puede ayudar a tener a mano la documentación o contextualizar el mensaje de forma muy rápida.
Clasificación por importancia donde existen distintas formas de calcular de forma automática el correo electrónico, pero a los que nosotros debemos ir clasificando de forma manual los correos que son claves para nosotros. De esta forma tendremos un apartado donde de forma automática se irán las comunicaciones que tenemos que atender si o si.
Cada organización debe tener una estructura distinta, pero en una herramienta tan importante como el correo las políticas corporativas son claves. No se trata de que sólo sean los ejecutivos las que las reciban, ya que luego ellos reciben correo de toda la empresa. Una formación adecuada y una buena organización son claves para ser eficaces con el correo electrónico.
En Tecnología Pyme | ¿Cuánto tiempo de nuestra jornada lo dedicamos a gestionar el correo electrónico? Imagen | Biscarotte