Controlar la ejecución de un proyecto puede ser en ocasiones una tarea muy complicada. Depende de muchos factores y no solo de nosotros, sino también del cliente, de proveedores, otras empresas que estén implicadas en el mismo, etc. Por ello muchas empresas acuden a gestores de proyectos para organizar y tratar de cumplir con los plazos establecidos. Hoy vamos a revisar uno de ellos. Se trata de ClockingIT, un gestor de proyectos de código libre y online potente y flexible.
ClockingIT está creado con Ruby On Rails y podemos instalarlo tanto en local en nuestro servidor como utilizarlo online, la opción que recomiendo para comenzar a explorar si este software de gestión se adapta a nuestras necesidades o debemos seguir buscando otra opción. Está disponible en distintos idiomas, entre ellos el español, por lo que será sencillo su utilización.
ClockingIT, flexible y funcional
Como todo gestor de proyectos que se precie permite crear distintos tipos de tareas, asignarles prioridades, añadir adjuntos a dichas tareas, crear dependencias entre distintas tareas, de manera que una no podremos ponerla en marcha si no hemos terminado aquellas de las que depende. Podemos añadir etiquetas a las tareas que nos ayuden a su organización.
También podemos dar de alta distintos usuarios, que tendrán privilegios para editar, organizar, leer, pero también asignar, priorizar, etc. Un sistema de permisos muy flexible que nos permitirá adaptar los usuarios creados a la función que deseemos. También podemos crear clientes que nos ayudarán a organizar los proyectos y visualizar de forma rápida que tenemos pendientes con ellos.
De cada proyecto podemos organizarlo en hitos, para que su progreso nos sea más sencillo de seguir. Dispone de opciones sencillas para definir flujos de trabajo, de manera que nos envíe un correo electrónico si nos asignan una tarea, si ésta ha cambiado o se ha actualizado, etc. A la vez dispone de una interesante herramienta de informes que nos ayudará a comprender dónde se nos fue la rentabilidad del proyecto o que aspectos debemos mejorar en el siguiente.
De esta forma podemos tener un mejor control de los proyectos. Esto facilita que podamos calcular de forma más exacta los costes del proyecto y hacer presupuestos más ajustados. En definitiva, nos lleva a realizar mejores ofertas a nuestros clientes, por lo que en definitiva nos hace más competitivos.
Otras herramientas complementarias
Para completar y ayudar a la gestión de los proyectos ClockingIT nos ayuda con distintas herramientas. Empezando por un Wiki donde podemos documentar toda la información relativa al proyecto de manera que nos sea de ayuda en la gestión documental del mismo. Una herramienta que podemos complementar perfectamente con la gestión de archivos. Muchas veces tenemos documentación en PDF que subimos pero el Wiki nos ayudará a hilar la misma y darle un sentido práctico y homogéneo.
También dispone de un foro y un chat. Estas herramientas pueden ser de utilidad y ayudar a eliminar cadenas de correos interminables que muchas veces van asociadas a un proyecto. Además ayudan a resolver dudas, agilizar el trabajo y añaden una comunicación más directa entre los implicados en el proyecto, ya sea cliente o empresas implicadas.
Ventajas e inconvenientes respecto a opciones similares
La gran ventaja que he encontrado a este gestor de proyectos es poder evaluarlo y trabajar con el online de forma rápida y sencilla. Nos permite hacernos una idea de su funcionalidad y también si nos será de utilidad en nuestra empresa. Podemos empezar para ello con un pequeño proyecto y ver como nos funciona. Si es lo que buscamos recomendaría instalarlo en local en un servidor de nuestra organización.
Si lo comparamos con otro gestor de proyectos similar, como Redmine, diría que ClockingIT parece que está algo abandonado en su desarrollo. No quiero decir que no sea funcional, sino que hace tiempo que no incorpora características nuevas. Mientras tanto Redmine nos ofrece complementos que nos añaden características que ayudan mucho a la gestión de proyectos. Quizás como último pero, echo en falta una mejor documentación de la que parece algo huérfana el proyecto por si tenemos cualquier inconveniente.
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