¿Por qué sigue siendo Outlook una herramienta imprescindible en las empresas?

¿Por qué sigue siendo Outlook una herramienta imprescindible en las empresas?

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El correo electrónico se resiste a dejar de ser imprescindible en muchas empresas. No sólo se trata de comunicación. El correo electrónico representa mucho más para una nutrido grupo de trabajadores, los más veteranos en las empresas. Vamos a ver por qué Outlook sigue siendo una herramienta imprescindible en muchas empresas.

Empezando porque se trata de una cuestión de productividad. La organización que mantienen durante años, su estructuras de carpetas, la manera en la que funciona el programa, etc. Esto hace que en muchos casos sea complicado dar un salto de versión, de una antigua como Office 2007 a punto de finalizar su soporte a otra como Office 2016, que para muchos ya supone una curva de aprendizaje alta.

Por supuesto ni hablamos de utilizar un cliente de correo electrónico diferente, nada de usar Thunderbird, Mailbird, o eM client. La migración a un cliente de correo diferente es casi un tabú en muchas empresas.

¿Gestionar el correo online? No, gracias

Por supuesto muchos ni siquiera quieren oír hablar de utilizar una versión web, aunque estén suscritos a opciones de Office 365 o Exchange online que facilite tener todo su correo en la nube, accesible desde cualquier equipo o dispositivo. A pesar de que tener Outlook y el correo descargado en local puede darles más quebraderos de cabeza que ventajas, no se plantean dejar de tener su buzón de correo en su equipo.

El correo hoy en día se sigue gestionando del mismo modo que hace años cuando no existía una conexión continua a Internet

Para los que todavía utilizan cuentas de correo pop o imap, con capacidad de almacenamiento online limitada es una forma de ahorrar. Si una cuenta de Google Apps o de Exchange Online cuestan alrededor de cuatro euros por usuario y mes, cualquier alojamiento de correo te permitirá tener por 50 o 60 euros al año 100 cuentas de correo, aunque la capacidad de cada buzón sea muy limitada.

Una empresa con 30 cuentas de correo podría pagar alrededor de 1.500 euros anuales con Google Apps o Office 365 como mínimo. De esta forma la inversión que tienen que realizar para adquirir Microsoft Office está amortizada en un par de años. La descarga de correo facilita mantener un archivo histórico de años de diferentes cuentas.

¿Qué pasa con los usuarios en movilidad?

Lo cierto es que los que más pueden sufrir con este modelo de gestión del correo electrónico son los usuarios que trabajan en movilidad, que tienen sus cuentas configuradas también en sus dispositivos móviles. Un elemento que leemos en el teléfono se descarga también en el ordenador, y quedará marcado como leído o no en función del protocolo que utilicemos.

Además pueden existir duplicidades de contactos, que se introducen desde el teléfono y desde el escritorio, no se encuentran algunos mensajes que se han contestado desde diferentes dispositivos. Todo esto puede llevar en algún momento a confusión y sobre todo a perder mucho tiempo intentando aclarar malos entendidos.

Un vicio que las empresas arrastran desde hace años

Para las empresas de nueva creación pueden implantar modelos de gestión de correo diferente, pero también ocurre lo mismo con los procesadores de texto u hojas de cálculo. No tienen hipotecas del pasado y son más flexibles. Además la movilidad tiene más importancia en la mayoría de estas estructuras.

Pero las que llevan años en funcionamiento muchas veces es un cambio demasiado grande, que en muchos casos no ven la necesidad de dar el paso y ven más como un gasto que como una inversión. Y debido a esto Outlook sigue siendo casi imprescindible en la mayoría de las empresas.

Este paso resulta mucho más sencillo en el caso de los autónomos, sobre todo a poco que utilicen varios dispositivos, ordenador portátil, sobremesa de oficina y teléfono. Tanto que una vez que han probado una forma de trabajo diferente y ven la cantidad de tiempo que ahorran no quieren volver a hablar de Outlook como gestor de correo.

En Pymes y Autónomos | Office en las empresas, ¿por qué parece caro un programa que usas a diario?

Imagen | Covi

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