Hay momentos en los que tenemos claro las tareas pendientes en nuestro día. Y también picos de trabajo en los que nos podemos ver desbordados. En estos momentos es cuando más que nunca necesitamos organizarnos mejor y donde una lista de tareas nos ayuda a ser más eficientes. Se trata de ir anotando qué tenemos pendiente y los pasos a dar para concluir cada uno de los trabajos o proyectos que tenemos encima de la mesa.
Es algo tan sencillo que podemos utilizarlo simplemente con un lápiz y un papel. Pero en muchos casos preferimos utilizar alguna aplicación o soporte electrónico. Si trabajamos en la oficina delante de un ordenador nos bastará con el gestor de tareas del correo electrónico, donde en muchos casos también se apoya con el calendario y sus citas para que no se nos pase las tareas pendientes.
Si nos movemos de un lado para otro lo ideal es que las tareas vengan con nosotros. Por eso podemos elegir una de las múltiples aplicaciones que tienen app para el móvil. Hay que ser organizados, definir la tarea y los item de control que necesitamos para realizarla de forma adecuada. Con un enunciado corto y descriptivo, que nos marque el camino y no nos haga dudar. No es la panacea universal, puede que no sea el mejor camino para todo el mundo, pero si te acostumbras a utilizarlas no podrás ya vivir sin ellas.
Acabar con la lista de tareas suele ser una labor titánica. Por eso no hay que desesperarse. El objetivo no es tener la lista a cero, sino más bien que sea una herramienta que nos ayude a desarrollar nuestro trabajo con más eficacia. Para ello tienen que ser flexibles. Lo ideal es revisar la lista al menos tres veces al día, antes de empezar, a mediodía y al terminar.
Porque además de ir añadiendo tareas a lo largo del día hay que añadir las prioridades. Es decir, es necesario definir que tareas tenemos que hacer de forma inmediata, otras que estamos esperando que un cliente nos entregue documentación, por ejemplo, etc. Por eso además de ir añadiendo tareas al final de la lista, hay que ir revisando para saber cuál debe ser nuestra siguiente tarea una vez que acabamos con la inmediata.
Pero ante todo la gran ventaja que tienen para mi las listas de tareas es evitar olvidos. Trabajos que tenemos que hacer, que por cualquier motivo quedaron anotados pero no hemos hecho nada y que de repente están encima de nuestra mesa y hacen saltar por los aires toda nuestra planificación, del día o de la semana.
En Pymes y Autónomos | Cómo romper con tus malos hábitos
Imagen | Juhan Sonin