Conservar los justificantes de las operaciones comerciales, aparte de ser una obligación inherente a la actividad económica, es algo fundamental para hacer valer nuestros derechos en materia de tributos. Los datos económicos que se recogen en las diferentes declaraciones y autoliquidaciones que se presentan a lo largo de cada ejercicio fiscal deben apoyarse siempre en un soporte físico que los justifica.
No tener en cuenta este deber puede ocasionarnos importantes problemas con la administración, si nuestra empresa es objeto de un procedimiento de inspección o comprobación tributaria.
Cuando presentamos la liquidación de impuestos (IVA, IRPF, Sociedades...) consignamos en ellos tan solo datos numéricos, amparados en una legislación que presupone ciertos los datos que el contribuyente incluye en sus declaraciones. Esto ocasiona que no prestemos el debido cuidado a la conservación de los documentos que les sirven de soporte, puesto que tan solo tendremos que presentarlos si recibimos un requerimiento al respecto.
La documentación mercantil debe conservarse por un plazo de 6 años, tal como establece el Código de Comercio, aunque el plazo de caducidad a efectos tributarios es de 4 años desde la fecha de presentación. Y esto es válido, no solo para las facturas sino para cualquier otro documento que haya dado origen a deducciones fiscales: contratos de leasing, renting, alquileres de inmuebles, operaciones con entidades financieras, documentación laboral...
El extravío de una factura cuyo importe se había incluido en una liquidación tendrá como consecuencia que ese gasto pierda la consideración de deducible. Y los efectos de esa pérdida pueden trasladarse a diferentes impuestos y a diferentes ejercicios.
Imaginemos que nos falta la factura de un gasto y tenemos una revisión de IVA. La consecuencia lógica será que el importe del IVA a ingresar en ese trimestre pasará a ser mayor o menor la cuota a compensar en los trimestres siguientes. Del mismo modo, el rendimiento del ejercicio a consignar en la declaración de IRPF (o de Sociedades) será mayor. En en caso de Sociedades, podría alterar las bases imponibles negativas objeto de compensación en ejercicios posteriores.
La importancia de conservar los justificantes tiene especial relevancia en lo que respecta a operaciones vinculadas y en las relaciones laborales. La falta de diligencia en estos temas puede causarnos graves problemas cuando menos lo esperamos.
En Pymes y Autónomos | ¿Cuánto tiempo debo conservar los documentos contables de mi negocio? Imagen | Gabriel Flores Romero