En el momento en que una entidad, tenga o no personalidad jurídica, vaya a iniciar su actividad económica, debe tramitar en la Agencia Tributaria la obtención del Número de Identificación Fiscal (NIF). Para ello presentará la declaración censal de alta en el Censo de Empresarios, Profesionales y Retenedores (modelo 036). El trámite se realizará dentro del mes siguiente a la fecha de constitución o establecimiento en territorio español de la persona jurídica o entidad sin personalidad jurídica.
El NIF debe obtenerse antes de realizar cualquier entrega, prestación o adquisición de bienes o servicios, percepción de cobros o abono de pagos, o contratación de personal laboral, para el desarrollo de la actividad empresarial o profesional. Si la entidad no solicita el NIF, la Administración Tributaria podrá proceder de oficio a darles de alta en el Censo de Obligados Tributarios y a asignarles el que les corresponda.
La solicitud de NIF debe acompañarse de un documento firmado en el que los otorgantes manifiesten su acuerdo de voluntades para la constitución de la entidad. El NIF será provisional mientras la entidad no aporte copia de la escritura pública o documento fehaciente de constitución inscritos en el registro público que sea procedente.
El NIF provisional debe aparecer en toda la documentación comercial de la entidad, haciendo constar junto al código numérico el termino "en constitución". De este modo, los clientes y proveedores están informados de que la sociedad no se encuentra inscrita todavía en el registro correspondiente y por lo tanto, no ha adquirido la personalidad jurídica que el acto le confiere. Este hecho adquiere una especial importancia en el caso de las entidades mercantiles, puesto que, si la sociedad no llegara a inscribirse, se tomaría a efectos jurídicos como una sociedad civil. Por ello suele exigirse la presentación del NIF definitivo una vez obtenido para que las operaciones comerciales adquieran validez.
La entidad deberá solicitar el NIF definitivo en el plazo de un mes desde la inscripción en el Registro correspondiente o desde el otorgamiento de los documentos citados, si no fuera necesaria la inscripción en ningún registro. Transcurrido este plazo sin que se haya aportado la documentación pendiente, podrá requerirse la misma a instancias de la Agencia Tributaria. La falta de atención en tiempo y forma del requerimiento podrá determinar la revocación del NIF provisional.
En el mismo trámite de obtención del NIF definitivo, se realiza el alta en el Impuesto sobre Sociedades, al reconocer en ese acto la adquisición de personalidad jurídica que convierte a la entidad en sujeto pasivo de ese impuesto.
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