Hace unos día tratamos el tema de los plazos de conservación de la documentación contable. Esa documentación incluye además de la propia información contable todos los justificantes de esos asientos que componen nuestros libros de contabilidad, pero ¿qué pasa con los albaranes?
El albarán es un mero documento de entrega que luego se refleja en una factura, generalmente recapitulativa de todas esas entregas realizadas durante el periodo de facturación. De esta manera se emite una sola factura que corresponde a varias entregas de mercancía realizadas. Ahora bien, ¿si conservamos la factura, podemos destruir los albaranes?
Las facturas recapitulativas, aquellas en las que se incluyen en una sola factura distintas operaciones realizadas en distintas fechas para un mismo destinatario, pueden emitirse siempre que esas operaciones se hayan efectuado dentro de un mismo mes natural.
En cada una de esas facturas deben describirse las operaciones realizadas, que se documentarán con la información contenida en los albaranes. Desde el momento en que se hace mención a éstos, en la citada factura, los albaranes deberán conservarse debidamente anexados a dicha factura.
En la mayoría de la ocasiones, las facturas recapitulativas son un mero resumen de la información que contienen los albaranes, haciendo referencia en ellas a las fechas y números de albaranes que detallan las operaciones realizadas. Sin embargo, a veces se dan casos en que las facturas detallan en un único documento la información de todas y cada una de esas operaciones, en este caso sí es posible deshacerse de los albaranes ya que la información que éstos aportan ya está contenida en la propia factura.
Hay que hacer constar que la obligación de la conservación de esos albaranes, junto a las facturas, nace en el momento en que en dichas facturas se hace referencia expresa a estos documentos, siendo la factura un mero resumen de ellos. Por tanto si la factura es un sólo documento que agrupa a todos los albaranes, éstos deben conservarse unidos a dicha factura. Si la propia factura recopila toda la información de las operaciones realizadas durante el periodo tratado podemos conservar únicamente la factura como justificante y destruir esos albaranes.
En Pymes y Autónomos | Los datos que deben contener las facturas
Imagen | Gorka Montiel