Las exigencias de información de usuarios externos a nuestra empresa son cada vez mayores. Nuestros accionistas o partícipes, además de los acreedores e incluso las Administraciones Públicas quieren saber cuál es (y será) la evolución de la empresa en el futuro para tomar las decisiones oportunas.
Tan importante o más que la información suministrada a los usuarios externos es la forma en la que nuestra empresa la presenta. De nada sirve publicar la información de nuestros estados financieros si los usuarios a quien va dirigida no la comprenden. Por este motivo, es importante que nuestra empresa comunique de forma concisa y que su mensaje alcance a los usuarios relevantes. ¿Cómo debemos comunicar la información?
La transformación y sintetización de la información de nuestra empresa en un mensaje que todo el mundo pueda comprender y procesar no es, en absoluto, una tarea fácil. Conviene condensar datos que en muchas ocasiones pueden no tener relación entre sí. En todo caso, esta información ha de ser comprensible para los usuarios finales de la misma.
Pero, además de entendible, esta información ha de ser relevante y precisa en el tiempo. De nada sirve redactar un brillante informe si éste no proporciona información referida al momento para el que esta información es necesaria.
Además, la información debe ser útil para los agentes externos usuarios de esta información. Posiblemente, a ningún usuario externo le interese conocer el nivel de stock de un determinado material en nuestra empresa, aunque esté referido en el momento actual y esté presentado de forma entendible.
De nada sirve contar con información comprensible, útil y relevante si esta no es fiable; si nadie se la cree, toda la información publicada pierde sentido.
Por último, y no menos importante, la información ha de ser comparable en el tiempo para conocer si el estado de nuestra empresa es el adecuado o no. Es muy difícil procesar una información si no se contextualiza de forma correcta. Por este motivo, es siempre mejor presentar la información relativa y no la información absoluta.
En definitiva, la información presentada ha de ser, como mínimo, comprensible, relevante y útil para que los usuarios externos puedan tomar sus propias decisiones. De esta manera, conseguiremos una buena comunicación en la empresa.
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